Oksasen Puutarha on laadukkaista salaateista ja yrteistä tunnettu perheyritys. Paattisilla ja Oripäässä sijaitsevissa puutarhoissa viljellään vuosittain noin 12 miljoonaa erilaista salaattia ja yrttiä, sekä tuotetaan noin 15 % kaikista Suomen ruukkuvihanneksista.
Kasvun kynnyksellä Oksasen Puutarhassa todettiin, että yrityksen HR-toimintoja täytyy kehittää ja ymmärrettiin, että projektiin tarvitaan ulkopuolista apua. Oksasen puutarhan toimitusjohtaja Hanna Sieppi kertoo, että heidän tilanteensa oli varmasti hyvin tyypillinen.
– Olimme murrosvaiheessa kasvusta johtuen, mutta kuitenkin sen verran pieniä, että omaa HR-resurssia ei ole, vaan HR-työt työt kuuluvat muihin rooleihin.
– Minulla ei ollut täydellistä hallinnan tunnetta siitä, että HR-asiat ovat kunnossa ja tiedostin, että kaikki paperit ja prosessit, kuten esimerkiksi tasa-arvosuunnitelma, eivät ole eivät ole ajan tasalla. Hyvä johtaminen ja hyvä henkilöstöhallinto on kuitenkin mielestäni sitä, että työsuhteisiin liittyvät asiat ovat kunnossa, ja tähän halusimme panostaa.
Yhteistyö sai alkunsa LinkedInin kautta, kun Hanna oivalsi HR Legalin olevan juuri oikea taho auttamaan. Alun neuvottelujen jälkeen yhteistyö päätettiin käynnistää HR- ja lakikartoituksella.
– Kartoituksen avulla saimme tiedon siitä mitkä asiat ovat täysin kunnossa, mitkä vaativat päivitystä, ja mitkä taas puuttuvat kokonaan. Näimme selkeästi mihin meidän pitää keskittyä ja mistä kannattaa aloittaa.
– HR- ja lakikartoituksen jälkeen teimme projektisuunnitelman siitä, miten etenemme ja priorisoimme asiat. Tässä HR Legal oli proaktiivinen ja varmisti koko ajan, että projekti etenee. Se oli mahtava huomata, koska halusinhan nimenomaan ulkoistaa tekemisen.
Yhteistyön aikana HR Legalin asiantuntija vaihtui kertaalleen, mutta vaihto ei aiheuttanut Oksasen Puutarhalle ja Hannalle ylimääräistä vaivaa.
– Uusi henkilö oli perehdytetty hyvin tilanteeseemme, mikä vain vahvisti tunnettani siitä, että olen ammattilaisten kanssa tekemisissä.
Nyt kun kartoitus on tehty ja siinä tulleita asioita on ulkopuolisen avun turvin laitettu kuntoon, on hyvä arvioida, mikä on paremmin. Tärkeimmäksi asiaksi Hanna nostaa hallinnan tunteen.
– Minulla on nyt hallinnan tunne HR-asioista ja se on valtavan arvokas asia. Lisäksi esihenkilöiden HR-osaaminen sekä ymmärrys siitä, miksi HR-asiat ovat niin tärkeitä, on lisääntynyt. Myös koko henkilökunta näkee, että hoidamme vastuumme työnantajana ja haluamme tehdä asiat oikein.
– Olen myös nauttinut siitä, että minulla on ollut vierellä asiantuntija, kenen kanssa sparrailla. On tilanteita, joihin on tärkeää valmistautua huolella, ja joskus tarvitsee apua asioiden katsomiseen riittävän moniulotteisesti.
Asiantuntijana Oksasen Puutarhalla oli pitkän uran HR-tehtävissä ja valmentajana tehnyt Jonna Halmesmäki. Jonnan vahvuus on käytännönläheinen toiminta ja juuri tätä Oksasen Puutarhallakin tarvittiin, kun projektia lähdettiin edistämään.
– Oksasen Puutarhan kanssa parasta on ollut työskentely todella ammattimaisen ja johdonmukaisen toimitusjohtajan kanssa. Hannalla on ollut koko ajan selkeä näkemys siitä, millaisia asioita halutaan viedä eteenpäin ja työskentely on ollut tehokasta.
Oksasen Puutarhan kanssa Jonna pääsi tutustumaan hänelle ennestään täysin vieraaseen toimialaan ja se on ollut hänen mielestään mielenkiintoista.
– Alussa on aina jännittävää tutustua uuteen yritykseen ja heidän toimintatapoihinsa sekä ymmärtää ripeästi asiakasyrityksen tarpeet. Olen itse hyvin joustava ja toimin ihmisten kautta, haluan erityisesti tehdä yhteistyön asiakkaan yhteyshenkilöille mahdollisimman helpoksi ja vaivattomaksi.
Parasta Jonnan mielestä on ollut omalla osaamisellaan asiakkaan auttaminen eteenpäin heille tärkeiden asioiden kanssa.
– Oksasen Puutarhalla on omastakin takaa paljon hyvää osaamista talon sisällä, mutta olen voinut auttaa asioiden vauhdikkaassa eteenpäin viemisessä, kun muilla on siellä kuitenkin se päivittäinen puutarhan pyörittäminen vastuullaan. Oli myös ilo valmentaa koko esihenkilöporukkaa muutaman kerran.
HR Legalille on tärkeää, että yrityksessä työskentelevä asiantuntija saa keskittyä täysin työhönsä. Nimeämme asiakkaalle yhteyshenkilön, joka pitää säännöllisesti yhteyttä asiakkaaseen esimerkiksi etukäteen sovituilla kuukausittaisilla tapaamisilla. Tapaamisissa keskustellaan palvelusopimukseen ja palvelun toteuttamiseen liittyvistä asioista sekä mahdollisista muutostilanteista, joko asiakkaalla tai HR Legalilla, mitkä saattavat vaikuttaa yhteistyöhön.
Säännöllisellä yhteydenpidolla halutaan varmistaa, että palvelu toteutuu sovitusti ja vastaa asiakkaan odotuksia. Oksasen Puutarhan tapauksessa asiakkuudesta huolehti Vuokra HR -liiketoiminnasta vastaava Tarja Forsblom-Korsi.
– Olemme pitäneet Hannan kanssa säännöllisiä kuukausipalavereita ja keskustelleet niin Vuokra HR-palvelun toteutuksesta kuin myös palveluun liittyvistä kehitysideoista. Palvelun toteutuksesta ja käytännön asioista Hannalle ja Jonnalle syntyi nopeasti vahva yhteinen käsitys, joten me keskustelimme Hannan kanssa usein vuokra HR palvelujen kehittämisestä.
– Minusta on upeaa, että meillä on asiakkaita, jotka haluavat osallistua palveluidemme kehittämiseen tuoden näkökulmiaan avoimesti esille yhteistyön aikana. Saimme Hannalta koko yhteistyön ajan hyviä vinkkejä ja kehitysideoita. Hän kertoi avoimesti mikä on toiminut hyvin ja mihin olisi hyvä tulevaisuudessa kiinnittää huomiota. Uskon, että säännöllinen vuoropuhelu hyödyttää kaikkia osapuolia.