Kokeneiden HR-asiantuntijoiden 7 vinkkiä onnistuneeseen muutosjohtamiseen

9:03

Muutosneuvottelut ovat yksi organisaation vaativimmista johtamistilanteista.

Samanaikaisesti pitäisi huolehtia liiketoiminnan jatkuvuudesta, täyttää lain velvoitteet, tukea esihenkilöitä ja vastata henkilöstön huoliin. Käytännössä juuri näissä tilanteissa punnitaan, kuinka hyvin organisaatio on valmistautunut muutokseen ja kuinka onnistuneesti muutosta oikeastaan johdetaan.

HR Legalin kokeneet HR-asiantuntijat Maarit Salla ja Mikko Mäki-Tuuri ovat olleet tahoillaan mukana lukuisissa muutosprosesseissa eri toimialoilla ja erikokoisissa organisaatioissa. Kokemuksen kautta he ovat nähneet, mitkä toimintatavat auttavat viemään muutoksia hallitusti eteenpäin ja mitkä sudenkuopat toistuvat yllättävän usein eri organisaatioissa.

Lähdetään esimerkkitilanteesta, jossa liiketoimintaympäristö haastaa yrityksen kannattavuuden. Yrityksen johto päättää käynnistää muutosneuvottelut. Neuvotteluiden aloittamisesta kerrotaan henkilöstölle. Johto kehottaa keskittymään arkeen kuten ennenkin, kun taas esihenkilö kokee tulleensa yllätetyksi. Hän ei tiedä johdon suunnitelmista ja taustoista sen enempää kuin mitä henkilöstölle on kerrottu. Seurauksena esihenkilön on vaikea johtaa tiimiläisiään muutoksessa.

Miten tämä olisi voitu hoitaa paremmin?

Kokeneiden HR-asiantuntijoiden 7 vinkkiä onnistuneeseen muutosjohtamiseen

1. Osallista henkilöt hyvissä ajoin

Esimerkki: Muutosneuvottelut käynnistetään kiireellä. Johto on valmistellut suunnitelmia pitkään, mutta esihenkilöt kuulevat muutoksesta samaan aikaan muun henkilöstön kanssa. Heti ensimmäisistä tiedotustilaisuuksista lähtien henkilöstö esittää kysymyksiä, joihin esihenkilöillä ei ole vastauksia.

Johtoryhmä tekee organisaation kannalta merkittäviä päätöksiä. Kuitenkin, kun työnantaja harkitsee muun muassa tuotannollistaloudellisin perustein muutoksia työntekijöiden työsuhteessa, tulee käydä yhteistoimintalain mukaisesti muutosneuvottelut henkilöstön kanssa.

Ensinnäkin: pohdi, ketkä ovat muutoksen suunnittelun ja toteuttamisen kannalta tärkeitä henkilöitä.

Osallista muutoksen kannalta tärkeät henkilöt hyvissä ajoin, jotta pystyt arvioimaan mahdolliset muutosvaikutukset ja tätä kautta myös valmistautumaan mahdollisiin neuvotteluihin. Näin myös muutosta vaativat juurisyyt hahmottuvat paremmin.

Esihenkilöiden roolia on tärkeä pohtia, koska esihenkilöihin ja muuhun henkilöstöön on kohdistumassa olennaisia muutoksia. Esihenkilöillä on tärkeä tehtävä muutoksen paikallisina johtajina. Esihenkilöihin kohdistuu valtavia odotuksia henkilöstön kohdistaessa heihin kysymyksensä: ”Miten minun käy?”

2. Onnistunut muutos edellyttää hyvää valmistelua ja toteutusta

Esimerkki: Johto tietää, että liiketoiminnalliset perusteet muutokselle ovat vahvat. Muutosneuvotteluprosessin käytännön valmisteluun, aikatauluihin ja työoikeudellisiin velvoitteisiin ei kuitenkaan ole kiinnitetty riittävästi huomiota. Prosessin edetessä epävarmuutta aiheuttavat niin viestintä kuin tulkinnat lainsäädännön vaatimuksista.

Muutos onnistuu harvoin ilman huolellista valmistautumista. Liiketoiminnan tarpeiden lisäksi on varmistettava, että prosessi toteutetaan lainsäädännön mukaisesti. Menettelyvirheistä voi seurata hyvityssakkoja ja mainehaittoja.

Selvitä, kuuluuko organisaatiosi yhteistoimintalain piiriin. HR-kumppanisi lisäksi tietoa on saatavissa esimerkiksi yhteistoiminta-asiamiehen toimiston nettisivulta.

Johto osaa yleensä hyvin perustella muutoksen liiketoiminnan kannalta. Asiantunteva HR-kumppani on hyvä apu valmistelussa. HR tietää työoikeudelliset yksityiskohdat sekä auttaa muutosprosessin läpiviennissä suunnittelemalla myös viestintää ja ihmisten johtamista.

3. Huolehdi muutosturvasta

Esimerkki: Muutosneuvotteluiden aikana epävarmuus leviää ja henkilöstö kysyy muutosturvasta, koulutuksista ja työllistymisen tuesta. Vastaukset jäävät epämääräisiksi, koska asioita ei ole selvitetty etukäteen, joka heikentää luottamusta myös jäävän henkilöstön keskuudessa.

Muutosturvaan liittyvät velvoitteet ja mahdollisuudet kannattaa valmistella ennen neuvotteluiden käynnistymistä. Ole yhteydessä alueesi työllisyyspalveluihin ja selvitä henkilöstön oikeus muutosturvavalmennukseen.

Valmistaudu vastaamaan muutosturvaa koskeviin kysymyksiin. Kun työnantaja pystyy vastaamaan henkilöstön kysymyksiin konkreettisesti, vähenee epävarmuus ja keskustelu pysyy rakentavampana myös vaikeissa tilanteissa.

Tehokkaasti toteutettu muutosturva keventää muutosneuvotteluiden kuormittavuutta ja auttaa viemään ihmisiä eteenpäin irtisanomisten aiheuttamien kolausten jälkeen.

4. Käy muutosneuvottelut hyvässä hengessä

Esimerkki: Henkilöstö kokee, että päätökset on tehty jo ennen neuvotteluiden alkua. Kysymyksiin vastataan ympäripyöreästi, eikä henkilöstö koe tulevansa aidosti kuulluksi.

Muutosneuvottelut eivät ole pelkkä lakisääteinen velvollisuus. Ne ovat ennen kaikkea vuorovaikutustilanteita, joissa henkilöstö hakee vastauksia omaan tulevaisuuteensa liittyviin kysymyksiin. Kaiken sen epävarmuuden keskellä avoimuus, läsnäolo ja ihmisten aito kohtaaminen korostuvat.

Kuule henkilöstöä aidosti ja vastaa kaikkiin kysymyksiin mahdollisimman avoimesti. Jos vastausta ei vielä ole, kerro sekin rehellisesti. Tee varsinaiset päätökset vasta neuvotteluvelvoitteen täytyttyä ja harkinta-ajan jälkeen.

Vaikka kaikkia vastauksia ei olisi mahdollista antaa heti, henkilöstön tulee kokea, että heidän näkemyksiään kuunnellaan ja että heitä kohdellaan arvostavasti. Varaa kalenteristasi aikaa henkilöstön kohtaamiseen ja tukemiseen. Vaikeissakin tilanteissa tapa, jolla ihmiset kohdataan, vaikuttaa ratkaisevasti siihen, millainen kokemus muutoksesta jää.

5. Muutosviestintää vai aitoa kommunikointia?

Esimerkki: Samasta asiasta kerrotaan eri foorumeissa hieman eri tavoin. Henkilöstö kuulee huhuja käytäväkeskusteluissa, ja esihenkilöt joutuvat arvailemaan, mitä heidän pitäisi omille tiimeilleen viestiä.

Muutosviestintä kannattaa suunnitella etukäteen. Erityisen tärkeää on varmistaa, että esihenkilöillä on riittävästi tietoa vastata henkilöstön kysymyksiin yhdenmukaisesti. Jos vastauksia ei vielä ole, sekin kannattaa sanoa avoimesti. Neuvotteluosapuolet sopivat yhteisesti viestinnästä ja on tärkeää kunnioittaa tätä.

Aloita viestintämateriaalin teko ajoissa. Muutosneuvotteluissa sovitaan yhdessä henkilöstön edustajien kanssa, mitä ja milloin henkilöstölle viestitään neuvotteluista.

Pidä kaikessa viestinnässä kirkkaana mielessä, miksi muutosta suunnitellaan ja mitä sillä tavoitellaan. Keskeisiä kysymyksiä ovat myös, miten muutos näkyy organisaation ja henkilöstön arjessa sekä milloin se toteutuu.

6. Jalkauta päätökset huolellisesti

Esimerkki: Muutosneuvottelut päättyvät, mutta esihenkilöille ei ole annettu tukea päätösten läpikäymiseen henkilöstön kanssa. Vaikeat keskustelut käydään kiireessä, eikä kaikkia tilanteita ole valmisteltu etukäteen.

Päätösten jalkauttaminen on yksi koko prosessin kriittisimmistä vaiheista. Esihenkilöt tarvitsevat valmennusta, selkeät toimintamallit ja riittävän valmistautumisajan.

Varaudu muutoskeskusteluihin huolella. Varmista vastuullinen toiminta valmentamalla esihenkilöt muutoskeskusteluihin ajoissa. Käy keskustelurunko ja dokumentaatio läpi yhdessä keskusteluista vastuussa olevien esihenkilöiden kanssa. 

Valmistaudu itse keskusteluihin huolella käymällä läpi jokaisen neuvotteluiden piiriin kuuluneen henkilön tilanne ja mahdollinen dokumentaatio. Varaa rauhallinen tila keskusteluita varten. Kerro työnantajan päätös henkilökohtaisesti neuvotteluiden piiriin kuuluneelle henkilölle. Muista kertoa irtisanottavalle myös työterveyshuollon palveluista.

7. Johda muutosta vielä neuvottelujen jälkeenkin

Esimerkki: Muutosneuvottelut päättyvät ja organisaatiossa ajatellaan projektin olevan ohi. Todellisuudessa henkilöstöllä on edelleen paljon kysymyksiä, epävarmuutta ja huolta tulevasta.

Muutosjohtaminen ei pääty uuden organisaation voimaanastumiseen. Myös prosessin ja päätösten jälkeen henkilöstö tarvitsee vielä suuntaa, vuorovaikutusta ja näkyvää johtamista. Organisaation toimintakyky, sitoutuminen ja luottamus rakentuvat pitkälti siinä vaiheessa, miten muutoksen jälkeinen arki johdetaan.

Muutoksen jalkauttamisen jälkeen, jatka siis avoimesti viestimistä ja henkilöstön osallistamista. Tee tarvittaessa korjausliikkeitä. Vahvista tekemisen kulttuuria ja avointa vuorovaikutusta.

Muista, että hyvä johtaja tietää ja näyttää suunnan ja sekä johtaa henkilöstön samaan suuntaan omalla esimerkillään.

Sparrailemme ja autamme mielellämme, mikäli muutosneuvotteluiden käynnistämistä pohditaan organisaatiossanne.

Kokeneiden HR-asiantuntijoiden 7 vinkkiä onnistuneeseen muutosjohtamiseen