Henkilöstön hallintoedustus laajenee – mitä muutos tarkoittaa työnantajalle?

Yhteistoimintalain toisen vaiheen uudistus tuo työnantajille pohdittavaa ja toimeenpantavaa. Lakimuutosten on tarkoitus tulla voimaan 1.1.2027 hallituksen esityksen HE 254/2026 vp mukaisesti.

Hallituksen esitys HE 254/2026 vp laajentaa henkilöstön hallintoedustuksen soveltamisalaa: henkilöstömäärää koskeva raja laskee 150 työntekijästä 100 työntekijään. Hallintoedustus ei synny automaattisesti, vaan se on järjestettävä, jos henkilöstön enemmistö sitä vaatii. Lähtökohtana on edustus yrityksen hallituksessa tai yhdessä tai useammassa lain vaatimukset täyttävässä johtoryhmässä taikka niitä vastaavassa toimielimessä. Työnantaja valitsee toimielimen henkilöstöä kuultuaan. Työnantaja ja henkilöstö voivat kuitenkin henkilöstön esityksestä sopia toteutustavasta toisin.

Henkilöstön hallintoedustuksen käytännön toteutus ja ylläpito voi tarkoittaa merkittävää muutosta työnantajalle työmäärällisesti kuin kulttuurillisesti.

Blogin sisältö:

• Olennaisimmat lakimuutokset

• Hallitus vai johtoryhmä – mitä eroa toteutustavoilla on?

• Salassapito osana henkilöstön hallintoedustajan tehtävää

• Mitä haasteita hallintoedustus voi tuoda käytännössä?

• Muistilista: Mitä työnantajan kannattaa tehdä viimeistään nyt?
  
  

Olennaisimmat lakimuutokset

1. Soveltamisraja laskee 150 työntekijästä 100 työntekijään

• Työsuhteessa olevan henkilöstön määrä Suomessa säännöllisesti on vähintään 100.

• Lyhytaikaisesti, vain kausiluonteisesti tai poikkeuksellisesti työskenteleviä ei lueta säännölliseen henkilöstömäärään. Hetkellinen alitus ei poista velvoitetta, mutta henkilöstömäärän pysyvä aleneminen voi poistaa velvollisuuden ylläpitää järjestelyä.

• Hallintoedustusta koskevien säännösten piiriin kuuluvat jatkossakin samat yhteisömuodot: suomalainen osakeyhtiö, osuuskunta ja muu taloudellinen yhdistys, vakuutusyhtiö, liikepankki, osuuspankki ja säästöpankki. Uudistus muuttaa tältä osin henkilöstömäärää koskevaa soveltamisrajaa 150 työntekijästä 100 työntekijään, ei säännösten piiriin kuuluvia yhteisömuotoja.

• Kyse ei ole konsernin maailmanlaajuisesta henkilöstömäärästä eikä tilapäisestä 100 työntekijän ylityksestä.
  
  

2. Hallintoedustus voidaan järjestää hallituksessa tai johtoryhmässä

Hallintoedustus on toteutettava hallituksessa tai sellaisissa johtoryhmissä taikka niitä vastaavissa toimielimissä, jotka yhdessä kattavat työnantajan liiketoimintayksiköt ja joissa käsitellään tärkeitä yrityksen liiketoimintaa, taloutta ja henkilöstön asemaa koskevia kysymyksiä.

• Johtoryhmiä tai niitä vastaavia toimielimiä voi olla useita.

• Edustus voidaan toteuttaa yhdessä kaikki liiketoimintayksiköt kattavassa johtoryhmässä tai jakaa useampaan ryhmään esimerkiksi liiketoiminta-alueittain tai tuotanto- tai palveluyksiköittäin.

• Toimielimen nimi ei ole ratkaiseva.

• Työnantaja ja henkilöstö voivat henkilöstön esityksestä sopia hallintoedustuksen toteutustavasta toisin. Työnantaja ei voi yksipuolisesti korvata lain lähtökohtana olevaa hallitus- tai johtoryhmätasoista edustusta muulla osallistumisjärjestelyllä.
  
  

3. Hallintoedustus on järjestettävä, jos henkilöstön enemmistö sitä vaatii

• Henkilöstön ei tarvitse, mutta sen enemmistö voi, vaatia hallintoedustuksen järjestämistä lain mukaisesti.

• Työnantaja valitsee lain kriteerit täyttävän toimielimen.

• Työnantajan on kuultava henkilöstöä ennen ratkaisua.

• Hallintoedustus on toteutettava vuoden kuluessa siitä, kun soveltamisedellytykset ovat täyttyneet ja vaatimus on esitetty, jollei toisin sovita työnantajan ja henkilöstön välillä.

• Henkilöstö nimeää edustajansa ja heille henkilökohtaiset varaedustajat.

Miten henkilöstön hallintoedustus järjestetään käytännössä?

Hallintoedustus käynnistyy, kun henkilöstön enemmistö vaatii sitä henkilöstön edustajan välityksellä tai muutoin. Henkilöstöllä on oikeus nimetä edustajansa ja heille henkilökohtaiset varaedustajat. Työnantaja valitsee, toteutetaanko edustus hallituksessa vai yhdessä tai useammassa johtoryhmässä tai niitä vastaavassa toimielimessä. Ennen ratkaisua työnantajan on kuultava henkilöstöä hallintoedustuksen järjestämisestä.

Johtoryhmäratkaisussa toimielinten on yhdessä katettava työnantajan liiketoimintayksiköt. Niissä on käsiteltävä tärkeitä yrityksen liiketoimintaa, taloutta ja henkilöstön asemaa koskevia kysymyksiä. Yritys voi siten käyttää yhtä koko yrityksen kattavaa johtoryhmää tai useita liiketoiminta-alue-, tuotanto- tai palveluyksikkökohtaisia johtoryhmiä, edellyttäen, että kokonaisuus täyttää lain vaatimukset.

Henkilöstön hallintoedustajat nimetään työnantajan valitsemien toimielimen jäsenten lisäksi. Heitä voi olla enintään neljäsosa toimielimen muiden jäsenten määrästä, kuitenkin aina vähintään yksi ja enintään neljä. Henkilöstön edustajien toimikausi on sama kuin toimielimen muilla jäsenillä. Jos toimikauden enimmäispituutta ei ole määritelty, toimikausi kestää kolme vuotta.

Hallintoedustus on toteutettava vuoden kuluessa siitä, kun lain soveltamisedellytykset ovat täyttyneet ja henkilöstö on esittänyt vaatimuksensa, jollei määräajasta sovita toisin. Vuotta pidempi aika voi olla perustellusti tarpeen esimerkiksi silloin, jos hallintoedustus halutaan toteuttaa yrityksen hallituksessa, hallitus nimetään yhtiökokouksessa ja henkilöstön vaatimuksen esittämisen jälkeen yhtiön varsinaisen yhtiökokouksen ajankohta ei mahdollista uuden hallituksen jäsenen nimittämistä vuoden määräajassa. Perusteltukaan syy ei auta, jos asiasta ei päästä sopimukseen.

Jos yrityksen hallinnon rakennetta muutetaan, myös hallintoedustus on muutettava vastaamaan uutta rakennetta. Liikkeen luovutuksen, sulautumisen tai jakautumisen yhteydessä muutos voidaan toteuttaa myöhemmin, mutta viimeistään vuoden kuluessa henkilöstön muutosta koskevasta vaatimuksesta.

Mitä oikeuksia, velvollisuuksia ja vastuita henkilöstön hallintoedustajalla on? 

Henkilöstön hallintoedustajalla ja yrityksen valitsemalla saman toimielimen jäsenellä on samat oikeudet, velvollisuudet ja vastuut. Hallituksessa toimivaan henkilöstön edustajaan kohdistuvat siten hallituksen jäsenen tehtävään kuuluvat yhtiöoikeudelliset velvollisuudet ja vastuu. Johtoryhmässä asema määräytyy johtoryhmän tehtävien, yrityksen johtamisjärjestelmän ja muun sovellettavan lainsäädännön perusteella.

Yhdenvertainen jäsenasema ei kuitenkaan koske kaikkien asioiden käsittelyä. Henkilöstön hallintoedustaja ei saa osallistua yrityksen johdon valintaa tai erottamista, johdon sopimusehtoja, henkilöstön työsuhteen ehtoja eikä työtaistelutoimenpiteitä koskevien asioiden käsittelyyn. Rajaus on käytännössä tärkeä esimerkiksi silloin, kun hallintoedustajana toimii samalla luottamusmies tai muu henkilöstön edustaja.

Henkilöstön hallintoedustajan äänioikeutta voidaan rajoittaa työnantajan ja henkilöstön sopimuksella. Muutoin lähtökohtana ovat samat oikeudet kuin toimielimen muilla jäsenillä. Edustajalla on lisäksi oikeus saada koulutusta siinä määrin kuin tehtävän hoitaminen yrityksen toimielimessä edellyttää. Perehdytyksen tulee siksi kattaa toimielimen tehtävät, päätöksentekotapa, vastuut, esteellisyystilanteet, salassapito sekä yrityksen liiketoiminnan ja talouden perusteet.

Toteutustavasta voidaan henkilöstön esityksestä sopia toisin

Lain lähtökohtana on, että henkilöstön hallintoedustus toteutetaan yrityksen hallituksessa tai yhdessä tai useammassa johtoryhmässä taikka niitä vastaavissa toimielimissä. Työnantaja ja henkilöstö voivat kuitenkin henkilöstön esityksestä sopia hallintoedustuksen toteutustavasta toisin.

Sopiminen muusta toteutustavasta edellyttää henkilöstön esitystä. Työnantaja ei siten voi yksipuolisesti korvata lain lähtökohtana olevaa hallitus- tai johtoryhmätasoista edustusta muulla osallistumisjärjestelyllä.

Voiko muu henkilöstön osallistumisjärjestely korvata hallintoedustuksen?

Työnantaja ja henkilöstö voivat käyttää myös muita henkilöstön osallistumista tukevia järjestelyjä. Jos henkilöstön enemmistö vaatii lain mukaista hallintoedustusta, muu epävirallinen osallistumisjärjestely ei kuitenkaan sellaisenaan korvaa lakisääteistä järjestelyä. Hallintoedustuksen toteutustavasta voidaan poiketa lain lähtökohdasta vain henkilöstön esityksestä tehtävällä sopimuksella.

Käytännössä on tärkeää erottaa toisistaan hallintoedustuksen käynnistyminen ja sen toteutustapa. Hallintoedustus on järjestettävä, kun henkilöstön enemmistö sitä vaatii. Kun vaatimus on esitetty, lähtökohtana on edustus hallituksessa tai lain vaatimukset täyttävissä johtoryhmissä taikka niitä vastaavissa toimielimissä, mutta henkilöstön esityksestä toteutustavasta voidaan sopia toisin.

Konsernikohtainen ratkaisu

Hallintoedustus voidaan toteuttaa konsernikohtaisena, jos kunkin yrityksen työnantaja ja henkilöstön enemmistö siitä sopivat. Sopimus on tehtävä kirjallisesti. Konsernikohtainen hallintoedustus on toteutettava konsernin emoyhtiön hallituksessa tai johtoryhmissä. Konsernikohtaisuus ei mahdollista hallintoedustuksen sijoittamista vapaasti mihin tahansa konsernin yhteistyöelimeen.

Konsernikohtaisuutta koskeva sopimus voidaan irtisanoa 12 kuukauden irtisanomisajalla sen kestosta riippumatta, jollei toisin ole sovittu.

Hallitus vai johtoryhmä – mitä eroa toteutustavoilla on?

Valinta hallituksen ja johtoryhmän välillä ei ole muodollisuus. Toimielimillä on erilainen oikeudellinen asema, tehtävät ja vastuut.

Salassapito osana henkilöstön hallintoedustajan tehtävää

Henkilöstön edustaja saa tehtävässään tietoja, joita ei voida jakaa henkilöstölle. Tällaisia voivat olla esimerkiksi keskeneräiset yritysjärjestelyt, rahoitusjärjestelyt, liikesalaisuudet, henkilötiedot ja suunnitteilla olevat organisaatiomuutokset.

Salassapidon perusta ei kuitenkaan ole täysin sama hallituksessa ja johtoryhmässä:

• Hallituksessa salassapito liittyy yhteistoimintalain säännösten lisäksi hallituksen jäsenen yhtiöoikeudelliseen asemaan, lojaalisuuteen yhtiötä kohtaan ja liikesalaisuuksien suojaan. Jäsen ei voi käsitellä saamaansa tietoa pelkästään henkilöstöryhmänsä intressin näkökulmasta.

• Johtoryhmässä salassapito perustuu yhteistoimintalain lisäksi muun muassa työsuhteeseen, liikesalaisuuksien suojaan, tietosuojaan sekä yrityksen asianmukaisesti määriteltyihin sisäisiin ohjeisiin. Edustajan mahdollisuus kertoa asioista henkilöstölle riippuu tiedon luonteesta ja siitä, onko tieto ilmoitettu salassa pidettäväksi lain edellytysten mukaisesti.Kummassakaan mallissa kaikkea kokousaineistoa ei pidä automaattisesti luokitella salaiseksi. Yrityksen on erotettava aidosti suojattavat tiedot sellaisista asioista, joista henkilöstön edustajan tulee voida viestiä tehtävän tarkoituksen toteuttamiseksi.

Mitä haasteita hallintoedustus voi tuoda käytännössä?

1. Kaksoisrooli voi aiheuttaa odotusristiriidan

Henkilöstö voi odottaa edustajalta avointa tiedottamista ja henkilöstön näkemysten puolustamista. Hallituksen jäsenenä edustajan on kuitenkin toimittava yhtiön edun mukaisesti ja pidettävä luottamukselliset tiedot salassa. Jos roolia ei käsitellä avoimesti, henkilöstö voi kokea edustajan etääntyvän henkilöstöstä tai johto voi puolestaan nähdä hänet vain henkilöstön edunvalvojana.

2. Epäselvä salassapito voi estää aidon osallistumisen

Jos salassapito määritellään liian laajaksi, edustaja ei pysty käymään henkilöstön kanssa tarkoituksenmukaista vuoropuhelua. Jos taas tietoa jaetaan liian laajasti tai liian aikaisin, yritykselle voi syntyä vahinkoa ja edustajalle vastuuriskejä. Tarvitaan selkeät, tapauskohtaiset merkinnät siitä, mikä tieto on salassa pidettävää, millä perusteella ja kuinka kauan.

3. Toimielimen valinta voi jäädä näennäiseksi

Jos hallintoedustus sijoitetaan yhteen tai useampaan johtoryhmään taikka niitä vastaavaan toimielimeen, kokonaisuuden on täytettävä lain laadulliset ja rakenteelliset kriteerit. Valittujen toimielinten on yhdessä katettava työnantajan kaikki liiketoimintayksiköt, ja niissä on käsiteltävä tärkeitä yrityksen liiketoimintaa, taloutta ja henkilöstön asemaa koskevia kysymyksiä. Pelkkä ryhmän nimeäminen johtoryhmäksi ei riitä, jos sen tehtävät eivät vastaa johtoryhmän yleisesti hyväksyttyjä tunnusmerkkejä tai jos se jää varsinaisen valmistelun ulkopuolelle.

4. Hallintoedustajan tehtävä edellyttää perehdytystä toimielimestä riippumatta

Henkilöstön hallintoedustajalla on oikeus saada koulutusta siinä määrin kuin tehtävän hoitaminen yrityksen toimielimessä edellyttää. Perehdytyksen tarve koskee kaikkia toteuttamisvaihtoehtoja: hallitusta, yhtä tai useampaa johtoryhmää sekä niitä vastaavia toimielimiä. Perehdytyksen sisältö määräytyy valitun toimielimen tehtävien, toimivallan ja edustajan vastuiden perusteella.

Hallituksessa toimivan edustajan on ymmärrettävä erityisesti hallituksen lakisääteiset tehtävät, yhtiön etu, huolellisuusvelvollisuus, esteellisyys ja hallituksen jäsenen vastuu. Johtoryhmässä tai sitä vastaavassa toimielimessä toimivan edustajan on tunnettava toimielimen asema yrityksen johtamisjärjestelmässä, sen tehtävät, toimivalta sekä päätöksenteko- ja valmistelutavat.

Kaikissa toimielimissä perehdytyksen tulee kattaa myös henkilöstön hallintoedustajan oikeudet ja velvollisuudet, 34 §:n mukaiset osallistumisrajoitukset, salassapito, tietosuoja, liikesalaisuudet sekä yrityksen liiketoiminnan ja talouden perusteet. Myös toimielimen muiden jäsenten on ymmärrettävä henkilöstön hallintoedustuksen tarkoitus, edustajan yhdenvertainen jäsenasema ja hänen tehtäväänsä koskevat lakisääteiset rajaukset.

5. Toimialakohtaiset kelpoisuusvaatimukset voivat vaikuttaa toimielimen valintaan

Säännellyillä toimialoilla työnantajan on arvioitava hallintoedustuksen toteuttamispaikkaa myös toimialakohtaisen sääntelyn näkökulmasta.

Hallitukseen nimettävälle henkilöstön edustajalle ei voida määritellä muita hallituksen jäseniä kevyempää yleistä vastuuta. Hänellä on 34 §:n lähtökohdan mukaisesti samat oikeudet, velvollisuudet ja vastuut kuin muilla saman toimielimen jäsenillä. Laissa säädetyt osallistumisrajoitukset estävät edustajaa osallistumasta tiettyjen asioiden käsittelyyn, mutta ne eivät muodosta erillistä rajatun hallitusvastuun asemaa. Äänioikeutta voidaan rajoittaa työnantajan ja henkilöstön sopimuksella, mutta tällainen sopimus ei poista hallituksen jäsenyyteen liittyviä yleisiä velvollisuuksia ja vastuuperiaatteita.

6. Hallitusmalli edellyttää yhtiöjärjestyksen tarkistamista

Jos hallintoedustus toteutetaan hallituksessa, yhtiön on tarkistettava ennen järjestelyn toteuttamista yhtiöjärjestyksen määräykset hallituksen kokoonpanosta ja jäsenten valinnasta. Lakisääteiset henkilöstön hallintoedustajat nimetään lähtökohtaisesti yhtiöjärjestyksessä määrättyjen toimielimen muiden jäsenten lisäksi. Henkilöstöedustajan nimeäminen ei tämän vuoksi automaattisesti edellytä yhtiöjärjestyksen muuttamista.

Muutostarve on kuitenkin arvioitava tapauskohtaisesti. Yhtiöjärjestyksessä voi olla hallituksen jäsenmäärää, jäsenten valintatapaa, kelpoisuutta tai toimikautta koskevia määräyksiä, jotka eivät sellaisinaan sovellu henkilöstön hallintoedustajan nimeämiseen tai jotka aiheuttavat tulkinnanvaraa hallituksen kokoonpanosta. Tällöin yhtiöjärjestystä on tarpeen muuttaa tai selventää ennen hallintoedustuksen toteuttamista.

Arvioinnissa on tarkistettava myös hallituksen päätösvaltaisuutta, valiokuntien kokoonpanoa, kaupparekisterimerkintöjä ja hallituksen työjärjestystä koskevat käytännöt. Jos yhtiöjärjestystä on muutettava, toteuttamisaikataulussa on otettava huomioon yhtiökokouksen päätös ja muutoksen rekisteröinti. Hallitusmallia ei siksi pidä käsitellä vain henkilöstöhallinnollisena nimeämisenä, vaan myös yhtiöoikeudellisena valmistelukokonaisuutena.

7. Tiedonsaanti ja raportointi on sovitettava yhteen

Edustajalla on oltava riittävät tiedot tehtävän hoitamiseksi, mutta samalla yrityksen on määriteltävä, miten kokousaineistoa säilytetään, kuka siihen pääsee käsiksi ja miten tietoturva toteutetaan. Erityistä huomiota vaativat sähköiset kokousportaalit, henkilötiedot ja sisäpiiritieto pörssiyhtiöissä.

Mitä työnantajan kannattaa tehdä viimeistään nyt 

Hallituksen esityksen mukaan lain on tarkoitus tulla voimaan 1.1.2027. Erityisesti vähintään 100 mutta alle 150 työntekijää säännöllisesti Suomessa työllistävien yritysten on syytä valmistautua muutokseen hyvissä ajoin:

• Tarkista, kuuluuko organisaatio sääntelyn soveltamisalaan ja onko työsuhteessa olevan henkilöstön määrä Suomessa säännöllisesti vähintään 100.

• Kartoita nykyiset hallitus-, johtoryhmä- ja muut vastaavat toimielimet sekä niiden tehtävät, toimivalta ja kattavuus.

• Arvioi etukäteen, mikä toimielin tai mitkä toimielimet täyttävät lain vaatimukset ja soveltuvat henkilöstön hallintoedustuksen toteuttamiseen.

• Valmistele menettely henkilöstön kuulemiseksi sekä henkilöstön mahdollisen vaatimuksen vastaanottamiseksi ja dokumentoimiseksi.

• Jos hallitusvaihtoehtoa harkitaan, tarkista yhtiöjärjestyksen määräykset, hallituksen kokoonpano, jäsenten valintatapa ja tarvittavat rekisteröintitoimet.

• Määrittele henkilöstön hallintoedustajan perehdytys, tiedonsaanti, salassapito, tietosuoja ja kokousaineistojen käsittely.

• Varaa toteuttamiseen riittävä aika. Hallintoedustus on pääsääntöisesti toteutettava vuoden kuluessa siitä, kun soveltamisedellytykset ovat täyttyneet ja henkilöstö on esittänyt vaatimuksensa, jollei määräajasta sovita toisin.

• Jos toteutustavasta halutaan sopia lain lähtökohdasta poiketen, varmista, että aloite tulee henkilöstöltä ja että sopimus dokumentoidaan selkeästi.