Yhteistoimintalain muutokset tulevat voimaan 1.7.2025. Keskeinen muutos työnantajien kannalta liittyy vähimmäisneuvotteluaikoihin, jotka lyhenevät puoleen nykyisestä.
Neuvotteluvelvoitteen sisältöön ei sen sijaan ole tulossa muutoksia. Muutosneuvottelujen kuluessa käsitellään entiseen tapaan työnantajan suunnittelemia toimenpiteitä sekä niiden perusteita, vaikutuksia ja vaihtoehtoja. Jos työnantajan suunnitelmat voivat johtaa työsuhteiden irtisanomisiin, käsitellään toimintasuunnitelma tai -periaatteet, joiden mukaisesti tuettaisiin uudelleentyöllistymistä. Muutosneuvottelujen aikana käsitellään lisäksi henkilöstön edustajien kysymyksiä ja ehdotuksia. Miten varmistetaan, että kaikesta tästä ehditään keskustella riittävästi puolet lyhyemmässä ajassa?
Kuinka kauan neuvotellaan
Muutosneuvottelujen vähimmäiskesto on heinäkuusta 2025 alkaen kolme viikkoa tai seitsemän päivää. Velvollisuuteen käydä muutosneuvottelut ja neuvottelujen vähimmäiskestoon vaikuttavat tekijät ovat yrityksen henkilöstömäärä sekä työnantajan suunnittelemien toimenpiteiden luonne ja mittakaava. Neuvottelujen kestosta voidaan jatkossakin sopia toisin muutosneuvottelujen aikana.
- Alle 50 työntekijää: 20-49 työntekijää työllistävien työnantajien kohdalla muutoksia tulee eniten. Muutosneuvotteluja ei enää pääsääntöisesti tarvitse käydä tuotannollis-taloudellisia henkilöstön vähentämistoimenpiteitä suunniteltaessa. Neuvottelut on käytävä vain siinä – yrityksen kannalta varmaankin jo aika dramaattisessa – tilanteessa, että irtisanomisperusteiset henkilöstövaikutukset voisivat koskea vähintään 20 työntekijää 90 päivän ajanjaksolla. Kun 20-49 työntekijän työnantajan pitää käydä muutosneuvottelut, niiden vähimmäiskesto on aina seitsemän päivää.
- 50 työntekijää tai enemmän: Jos työnantajan palveluksessa on säännöllisesti 50 työntekijää tai enemmän, muutosneuvottelut käydään ihan samoissa tilanteissa ja samoin sisällöin kuin tähänkin saakka, vähimmäisneuvotteluaika vain lyhenee.
Yhteistoimintalain muuttuminen ei muuta työehtosopimuksia. Jos työehtosopimuksessa määrätään pidemmistä neuvotteluajoista, neuvotellaan niiden mukaan. Jotta vältytään erehdyksiltä neuvotteluaikojen suhteen, kannattaakin tarkistaa, onko omassa organisaatiossa sovellettavassa työehtosopimuksessa laista poikkeavia määräyksiä.
Suunnitelmallisuus kunniaan
Muutosneuvottelujen keskiössä on nyt ja tulevaisuudessa työnantajan suunnitelma, sen perusteet, vaikutukset ja vaihtoehdot: nimenomaan niistä on tarkoitus neuvotella. Mitä varhaisemmassa neuvottelujen vaiheessa suunnitelmasta ja sen yksityiskohdista päästään keskustelemaan, sitä sujuvammin neuvottelut etenevät.
Jotta entistä lyhyempiä neuvotteluaikoja voidaan soveltaa, muutosneuvotteluiden ennakkosuunnitteluun kannattaa kuitenkin kiinnittää jatkossa entistäkin enemmän huomiota. Suunnitelmallisuuden korostaminen voi kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta suunnitelmallisuus ja projektinhallinta muutosneuvottelujen johtamisessa ovat olleet hyviä lähtökohtia aiemminkin. Paljon muutosneuvotteluja käyneet kuitenkin tietävät, ettei ole tavatonta, että neuvottelujen alussa parikin kokousta kuluu ennen kuin työnantaja esittää suunnitelmansa tai kertoo, mitä sen toteuttaminen henkilöstövaikutuksina sitten voisi käytännössä tarkoittaa.
Neuvotteluaikaa ei siis kannata käyttää siihen, että työnantaja vasta laatii suunnitelmaansa. Kun työnantajalla on jo ennen neuvottelujen alkamista selkeä tavoite ja työnantajan alustava suunnitelma on hahmoteltu, neuvotteluissa päästään nopeammin liikkeelle. Myös neuvottelujen aikataulutusta kannattaa suunnitella jo etukäteen.
Jos ennakkosuunnittelu on kaiken a ja o, miksi se sitten jää monesti kuitenkin tekemättä? Syitä tälle voi olla useita.
- Ennakkosuunnittelu voi jäädä vähemmälle kiireen vuoksi. Suunnitteluvaihe voi jäädä lyhyeksi tai se ohitetaan kokonaan – ajatellaan että ehtiihän sitä sitten neuvottelujen aikana miettiä. Ehtii kyllä, mutta neuvotteluista voi tulla sekavat ja ne voivat pitkittyä. Neuvotteluja ei voida päättää ennen kuin neuvotteluvelvoite täyttyy myös asiasisällön puolesta. Tästä syystä neuvottelut kannattaa aloittaa vasta kun suunnitelmat on hahmoteltu.
- Virheellinen käsitys muutosneuvottelujen luonteesta. Neuvottelujen tarkoituksena ei ole työnantajan suunnitelman laatiminen, vaan työnantajan alustava suunnitelma on neuvottelujen lähtökohta.
- Yksinkertaisesti pelko kertoa suunnitelmista työyhteisölle. Joskus työnantajat eivät neuvotteluissa tohtisi avata suunnitelmiaan, vaikka sellaiset olisikin olemassa. Syynä tähän voi olla pelko väitteestä, jonka mukaan työnantaja olisi jo tehnyt päätöksensä ennen muutosneuvottelujen käymistä. Työnantajan alustavien suunnitelmien esittely ei kuitenkaan tarkoita, että asiasta olisi jo päätetty, vaan se avaa mahdollisuuden aidosti keskustella suunnitelmista ja antaa henkilöstöllekin mahdollisuuden tuoda keskusteluun myös vaihtoehtoisia ratkaisuja.
Käytännössä neuvotteluvelvoitteen täyttäminen edellyttää, että työnantaja laatii omat suunnitelmansa siitä, miten toimintaa olisi tarkoitus järjestää ja mitkä olisivat sen henkilöstövaikutukset. Jotta suunnitelmasta, sen perusteista, vaikutuksista ja vaihtoehdoista voidaan neuvotella, suunnitelman pitää olla riittävän konkreettinen. Ja jotta entistä lyhyempiä neuvotteluaikoja voidaan soveltaa, täytyy suunnitelmista päästä keskustelemaan heti neuvottelujen alkaessa. Vanha sanonta on muutosneuvotteluissakin hyvä ohjenuora: hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.
Kun muutosneuvotteluihin valmistaudutaan huolellisesti, neuvottelut todennäköisemmin sujuvat jouhevasti ja aikataulussa. Hyvästä ennakkosuunnittelusta huolimatta voi silti käydä niin, että kolme viikkoa tai seitsemän päivää osoittautuu liian lyhyeksi ajaksi. Tuleekin muistaa, että ne ovat vain vähimmäisneuvotteluaikoja, eli pidempäänkin voidaan – ja kannattaakin – tarvittaessa neuvotella, jos asia sitä vaatii.
Ota tilanne haltuun
Lyhyemmät neuvotteluajat tulevat voimaan 1.7.2025. Jos neuvotteluesitys on annettu ennen tuota ajankohtaa, muutosneuvotteluissa sovelletaan vielä nykyisiä, pidempiä vähimmäisneuvotteluaikoja. Näin siis siinäkin tapauksessa, että itse neuvottelut alkaisivat vasta heinäkuussa. Jos neuvotteluesitys sen sijaan annetaan heinäkuussa tai sen jälkeen, voidaan soveltaa uusia sääntöjä vähimmäisneuvotteluajoista.
Kun kesällä tai syksyllä eteen tulee tilanne, jossa muutosneuvottelujen käynnistäminen on ajankohtaista, kannattaa olla tarkkana:
- Selvitä, täytyykö muutosneuvottelut käydä, ja jos vastaus on kyllä, varmista oikea vähimmäisneuvotteluaika.
- Panosta ja varaa mahdollisuuksien mukaan riittävästi aikaa työnantajan alustavien suunnitelmien laatimiseen ja mahdollisten henkilöstövaikutusten hahmottamiseen ennen neuvotteluja.
- Aikatauluta ja roolita projekti. Sitouta työnantajan edustajina toimivat henkilöt projektiin.
- Huolehdi neuvotteluvelvoitteen sisällöllisestä täyttymisestä ennen neuvottelujen päättämistä.
Kaikkea ei tarvitse aina osata tai pystyä tekemään yksin. Me HR Legalilla olemme tarvittaessa asiakkaidemme tukena muutostilanteissa niin ennakkosuunnitteluvaiheessa kuin muutosneuvotteluissakin. Kun me tuomme projektiin juridisen osaamisen ja huolehdimme, että neuvottelut hoituvat lainmukaisesti, asiakas voi keskittyä ydinosaamiseensa: liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnitteluun, henkilöstön kanssa keskustelemiseen ja vaihtoehtojen pohtimiseen.
Tarvitsetko kokeneen kumppanin, joka tuo selkeyttä ja turvaa muutoksen keskelle? Me HR Legalilla tarjoamme kokonaisvaltaista tukea organisaation muutostilanteisiin – ihmiset ja liiketoiminta edellä. Lue lisää muutospalveluistamme ja ota askel kohti sujuvampaa muutosta.
