Julkisorganisaatiot muutospaineessa – yhteistoimintalain tarkoittamat organisaatio- ja palvelumuutostilanteet haastavat erityisesti henkilöstöjohtoa

Julkisorganisaatioiden toimintoja tehostetaan ja tuottavuusohjelmien sekä talouden sopeuttamisohjelmien kautta tavoitellaan merkittäviä säästöjä. Säästötoimenpiteillä on yhteistoimintalakien tarkoittamia henkilöstövaikutuksia ja irtisanomisiltakaan ei todennäköisesti vältytä. Henkilömuutostilanteiden hoitaminen juridisesti oikein tuo lisäpainetta muutoksen hallintaan.

Yhteistoimintalain tarkoittamat organisaatio- ja palvelumuutostilanteet haastavat organisaatioiden johtoa erityisesti hyvinvointialueilla ja valtionhallinnossa. Tuotannollisin ja taloudellisin perustein, eli yhteistoimintaneuvotteluiden tuloksena, tapahtuvat henkilömuutokset julkisorganisaatioissa ovat lisääntyneet merkittävästi. Välineenä muutoksissa käytetään yhteistoimintaneuvotteluita.

Tässä blogissa käsittelemme neuvotteluita julkisorganisaatioissa ja siksi käytämme nimitystä yhteistoimintaneuvottelut valtion sekä kunta- ja hyvinvointialueen yhteistoimintalakien mukaisesti. Yksityisellä sektorilla noudatetaan eri lakia ja käytetään nimitystä muutosneuvottelut. 

Julkisorganisaatioiden muutosprosessit ovat huomattavasti monimutkaisempia kuin yksityisen sektorin. Poliittinen päätöksenteko tuo erityisesti kunnissa ja hyvinvointialueilla muutosten valmisteluun ja päätöksentekoon poikkeavan prosessin. Samaan aikaan julkisuusperiaate haastaa muutossuunnitelmien valmistelun ja eri palvelussuhdelajien osin poikkeavat ehdot tulee ottaa huomioon.

Säästötavoitteet johtavat irtisanomisiin

Valtiontalouden tuottavuusohjelman mukaisesti julkisen sektorin toimijoiden toimintoja täytyy lähivuosina oleellisesti tehostaa. Säästötavoitteet ovat satoja miljoonia euroja. Tehostaminen tullaan tekemään muun muassa priorisoinnin, uudelleenorganisoinnin ja digitalisaation hyödyntämisen kautta.

Tällä hetkellä suunnitellaan miten tehostamis- ja säästötoimenpiteet tulisi toteuttaa ja mihin ne tullaan kohdistamaan. Vastuita ja tehtäviä joudutaan karsimaan ja joidenkin arvioiden mukaan ensi vuonna Suomessa irtisanottaisiin jopa tuhansia työntekijöitä, vaikka samaan aikaan erityisesti sote-sektorilla koetaan henkilöstöpulaa. Osa julkisorganisaatioista voi joutua turvautumaan lomautuksiin jo vuonna 2024.

Lainsäädännön monimutkaisuus tuo lisähaasteen neuvotteluihin

Julkisorganisaatioiden suunnitelmilla ja tulevilla säästötoimenpiteillä tulee olemaan yhteistoimintalakien tarkoittamia henkilöstövaikutuksia eli toimenpiteiden seurauksena työnantaja voi joutua irtisanomaan, lomauttamaan tai osa-aikaistamaan.

Päätöksiä henkilöstövaikutuksista ei voida tehdä ennen kuin sovellettavan yhteistoimintalain mukaiset neuvottelut on käyty. Tällä hetkellä monissa organisaatioissa pohditaan miten muutostilanteet tulisi hoitaa lakien mukaisesti, menettelytapasäännöksiä noudattaen, ja julkishallinnollinen päätöksentekoprosessi huomioiden.

Suomessa on tällä hetkellä kolme erillistä yhteistoimintalakia ja julkisella sektorilla organisaatiosta riippuen noudatetaan jotakin näistä. Joissakin tapauksissa neuvotteluissa joudutaan soveltamaan kahden eri yhteistoimintalain säännöksiä (kuntakonsernit). Tämä tuo haastetta muutostilanteisiin, kuten myös se, että julkisorganisaatioissa on edelleen käytössä kaksi erillistä palvelussuhdelajia. Nykyinen työ- ja virkalainsäädäntö ja hallinnon lait eivät helpota uudistusten ja muutosten toteuttamisia, vaan tuovat vain lisää painetta HR:n ja johdon kykyyn hoitaa yhteistoimintalain tarkoittamat muutostilanteet.

Vastuu oikeasta juridisesta menettelystä on työnantajalla

Yhteistoimintaneuvottelut kuormittavat työnantajan edustajia monin tavoin. Neuvotteluiden aikana arjen henkilöstöjohtamisen velvoitteet ja haasteet on hoidettava normaalisti ja sen lisäksi työnantajan on huolehdittava muutosjohtamisesta. Neuvotteluiden oikea-aikainen aloittaminen ja niiden läpivieminen sovellettavan yhteistoimintalain ja palvelussuhdelakien mukaisesti vaatii aikaa ja osaamista.

Vastuu yhteistoimintaneuvotteluiden oikeasta juridisesta menettelystä on työnantajalla. Vastuuta on yleensä jaettu johdon ja HR:n kesken. HR on keskeisesti mukana neuvotteluiden eri vaiheissa: neuvotteluiden suunnittelusta takaisinottovelvollisuuden päättymiseen asti. Neuvotteluiden aikana on monta eri vaihetta ja jokaisessa vaiheessa on tarkkoja juridisia menettelytapavaatimuksia.

Yhteistoimintasäännösten rikkominen voi tulla kalliiksi. Huonosti hoidetut neuvottelut voivat myös aiheuttaa haittaa työnantajamielikuvalle ja aiheuttaa ei toivottuja henkilöstövaihdoksia. Myös työyhteisöhaasteet ja kuormittumisen kokeminen voivat lisääntyä.

Onko organisaation johdolla ja HR:llä riittävä osaaminen?

Kuten todettu, on tärkeää, että organisaation johdolla ja erityisesti HR:llä on riittävä osaaminen ja ymmärrys neuvotteluiden juridisista vastuista ja eri vaiheista. Osaamisen ja ymmärryksen kautta mahdollistetaan onnistuneet neuvottelut.

Mistä tietää onko osaamista ja ymmärrystä riittävästi?

Tätä voi kartoittaa käymällä läpi alla olevaa listaa, johon koottu tärkeimpiä asioita, joista täytyisi olla tietoinen:

• Ymmärretään missä tilanteissa ja minkälaiset neuvottelut tulisi käynnistää.
• Tunnistetaan neuvotteluprosessin eri vaiheet.
• Tunnistetaan kaikki sisäiset toimijat, joita pitää sitouttaa.
• Osataan ennakoida: neuvottelujen tarpeen arviointi ja neuvotteluiden oikea aikainen käynnistäminen.
• Tiedetään mikä on oikea ajankohta neuvotteluesityksen lähettämiseen ja neuvotteluiden käynnistämiseen.
• Osataan tehdä neuvottelusuunnitelma: millä perustein, mitä toiminallisia muutoksia tavoitellaan, millä reunaehdoin, keitä neuvottelut koskisivat, mitä henkilöstötoimenpiteitä harkitaan, millä aikataululla.
• Varmistetaan, että HR toimii organisaatioissa muutostilanteiden tukena johdolle ja esihenkilöille.
• Ymmärretään esihenkilöiden ja henkilöstön muutostuen tarpeet niin neuvotteluiden aikana kuin sen jälkeen.
• Osataan huomioida poliittinen päätöksenteko ja julkisuusperiaate.
• Osataan tunnistaa neuvotteluiden ja niiden jälkivaikutusten eri vaiheet suunnittelusta takaisinottovelvollisuuden päättymiseen asti.
• Osataan arvioida organisaatio kyvykkyys neuvottelujen läpiviemiseen.
• Tunnistaa mahdolliset haasteet ja osataan pyytää apua.

Suurin osa organisaatioista, niin yksityiselläkin kuin julkisellakin sektorilla, kaipaa ja tarvitsee ulkopuolista tukea neuvotteluiden läpiviemiseen. Olemme olleet satojen organisaatioiden HR-juridisena kumppanina helpottamassa haasteellista muutosmatkaa. Jos kaipaat sparrausta ja haluat jutella tilanteestanne, ole rohkeasti yhteydessä.

Blogin kirjoittaneella HR Legalin asiantuntijalla Tiina Häyhällä on pitkä ja laaja kokemus vaativista työ- ja virkasuhdejuridisista asioista, työyhteisön haastavista tilanteista, neuvottelutoiminnasta sekä laajoista yhteistoimintaneuvotteluita/muutosneuvotteluita vaativista muutostilanteista. Erityisosaamisaluetta hänellä ovat hyvinvointialueiden, valtion ja kuntien HR & HR-juridisten erityispiirteinen tuntemus.