Näin onnistut muutosneuvotteluissa

Päätös muutosneuvotteluiden aloittamisesta voi usein olla pelottava – tai vähintäänkin jännittävä – hetki.

Syystäkin, sillä prosessi on tarkkaan säädelty ja seuraukset ovat kalliit, mikäli jokin prosessin palanen unohtuu tai menee hieman pieleen. Usein puhutaankin muutosneuvotteluiden sudenkuopista. Juuri negaation kautta. Kun huomio kiinnittyy tiukasti muotoseikoista huolehtimiseen, jää usein muutosneuvotteluiden perimmäinen tarkoitus – neuvotella, keskustella, miettiä yhdessä vaihtoehtoisia ratkaisuja – toissijaiseksi.

Kun yleensä jaetaan vinkit sudenkuoppien välttämiseen ja asioihin, joita ei kannata tehdä, ajattelin syksyn kunniaksi jakaa oman tärppilistani muutosneuvotteluissa onnistumiseen.

1. Suunnittele huolella

Kaiken onnistumisen pohjalla on hyvä ja huolellinen suunnittelu. Usein yritykset ovat tilanteessa, jossa muutosneuvotteluihin on lähdettävä nopeasti. Siten, muutosneuvotteluihin saatetaan rynnätä kiireellä ja puolittaisella suunnitelmalla, jota ei ihan ole mietitty loppuun asti. Kokemukseni mukaan kuitenkin jo se, että ottaa tilanteessa parin päivän aikalisän ja suunnittelee huolella, voi auttaa huimasti.

Mitä paremmin kirkastaa itsellensä sen, mitä haluttaisiin tehdä ja miksi, sen helpompi on viedä läpi muutosneuvotteluprosessi. Nämä kysymykset on kuitenkin käytävä läpi jo heti muutosneuvotteluiden alussa työntekijöiden kanssa, joten mitä selvemmin työnantaja osaa itse vastata näihin kysymyksiin, sen helpompi ne on ymmärrettävästi selittää myös työntekijöille. Neuvotteluaikaa ei kannata siis käyttää työnantajan suunnitelman laatimiseen, vaan keskittyä miettimään erilaisia vaihtoehtoja ja ehdotuksia.

On myös hyvä muistaa, että neuvotteluesitys sekä muutosneuvotteluissa läpikäyty suunnitelma ohjaavat pitkälti sen, mitä työnantaja voi lopulta päättää muutosneuvotteluiden pohjalta. Siten, näillä voi olla pitkäaikaisia vaikutteita, ellei muutosneuvotteluja haluta käynnistää uudelleen.

Sanonta, hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, pätee kokemukseni mukaan lähes poikkeuksetta muutosneuvotteluiden läpivientiin.

2. Tee muutosneuvotteluista selkeä projekti sekä osallista ja roolita

Muutosneuvotteluiden läpivienti vaatii HR:ltä ja johdolta paljon työaikaa ja panostusta. Prosessiin tarvittavaa aikaa ei siis kannata väheksyä. Siten muutosneuvotteluiden läpiviennissä auttaa, että neuvottelut on etukäteen tarkasti aikataulutettu ja kalenteroitu. Ainakin seuraavat asiat kannattaa miettiä etukäteen ja laittaa kalenteriin kaikkien projektiin osallistuvien työnantajan edustajien nähtäväksi:

• Suunnitelmien läpikäynti ja kokoaminen;
• Neuvotteluesityksen lähetyspäivä. Kuka kirjoittaa, lähettää ja kenelle neuvotteluesitys lähetetään;
• Kokoukset:
  • Kokousten lukumäärä, päivämäärät ja kellonajat
  • Jokaiselle kokoukselle alustava agenda ja osallistujat työnantajan puolelta.
• Etukäteen aikataulutetut valmistautumiskokoukset kullekin neuvottelukerralle. Mieti, tarvitseeko myös näiden palavereiden välillä tavata. Aikatauluta ne valmiiksi jo kalentereihin;
• Pohdi myös, miten tieto kulkee työnantajan edustajien kesken kokousten välillä;
• Milloin ja miten käsitellään henkilöstön kysymykset ja ehdotukset. Kalenteroi palaverit;
• Miten neuvotteluista viestitään (asiakas- ja yhteistyökumppani -viestintä sekä henkilöstö) ja kuka viestinnän hoitaa;
• Milloin muutosneuvotteluiden pohjalta tehdään päätökset;
• Milloin ryhdyttäisiin toimenpiteisiin ja miten se käytännössä tehtäisiin (kuka tekee ja milloin).

Kun tarkka aikataulu seuraaviksi viikoiksi on selvillä ja neuvotteluihin osallistuvat on vastuutettu, on jokaisen muutosneuvotteluihin osallistuvan helpompi hallita omaa kalenteria ja ajankäyttöä.

Usein valmiiksi mietityn kokoussuunnitelman esittäminen ensimmäisessä muutosneuvottelukokouksessa helpottaa myös henkilöstöä orientoitumaan neuvotteluihin. Tällä myös varmistetaan se, että kaikki laissa säädetyt asiat tulevat asianmukaisesti käsiteltyä neuvotteluissa säädetyn aikarajan puitteissa.

3. Pyydä apua matalalla kynnyksellä

Kaikkea ei aina tarvitse osata tai pystyä tekemään yksin. Joskus voi myös olla hyvä huomata, että rajallinen aika vuorokaudesta kannattaa keskittää muotoseikoista stressaamisen sijaan omaan ydinosaamiseen, eli liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseen ja kehittämiseen. Tällöin on mielestäni hyvä hetki pyytää apua. Näissä tilanteissa me huolehdimme asiakkaan puolesta muutosneuvotteluiden muotoseikoista, pidämme projektinjohtajina langat käsissä sekä toimimme neuvotteluissa sihteerinä ja asiakkaan tukena. Tarkoitus on, että asiakas voi tällöin keskittää oman ajankäyttönsä suunnitelman laatimiseen, henkilöstön kanssa keskustelemiseen ja vaihtoehtojen pohtimiseen. Eli tuottaa sisällön muutosneuvotteluihin yhdessä henkilöstön kanssa.

Sparrailemme ja autamme mielellämme, mikäli muutosneuvotteluiden käynnistämistä pohditaan organisaatiossanne. Ja miksei muutenkin vain ennakollisesti.