Päätös muutosneuvotteluiden aloittamisesta voi usein olla pelottava – tai vähintäänkin jännittävä – hetki. Syystäkin, sillä prosessi on tarkkaan säädelty ja seuraukset ovat kalliit, mikäli jokin prosessin palanen unohtuu tai menee hieman pieleen.
Usein puhutaankin muutosneuvotteluiden sudenkuopista. Juuri negaation kautta. Kun huomio kiinnittyy tiukasti muotoseikoista huolehtimiseen, jää muutosneuvotteluiden perimmäinen tarkoitus – neuvotella, keskustella, miettiä yhdessä vaihtoehtoisia ratkaisuja – toissijaiseksi.
Yleensä neuvonta keskittyy asioihin, joita ei kannata tehdä. Nyt ajattelin uudistuneen yhteistoimintalain kunniaksi jakaa tärppilistani muutosneuvotteluissa onnistumiseen.
1. Suunnittele huolella
Kaiken onnistumisen pohjalla on hyvä ja huolellinen suunnittelu. Kuitenkin käytännössä yritykset ovat usein tilanteessa, jossa muutosneuvotteluihin on lähdettävä nopeasti. Muutosneuvotteluihin saatetaankin rynnätä kiireellä ja puolittaisella suunnitelmalla, jota ei ole mietitty loppuun asti.
Nyt kun yhteistoimintalaki muuttui 1.7.2025 alkaen ja neuvotteluajat – yrityskoosta ja työehtosopimusympäristöstä riippuen – jopa puoliintuvat, hyvän suunnittelun merkitys entisestään korostuu. Muutosneuvotteluiden asiasisältöön lyhenevät neuvotteluajat eivät nimittäin vaikuta.
Mitä paremmin kirkastaa itsellensä sen, mitä haluttaisiin tehdä ja miksi, sen helpompi muutosneuvotteluprosessi on viedä läpi. Nämä asiakokonaisuudet on joka tapauksessa läpikäytävä heti muutosneuvotteluiden alussa työntekijöiden kanssa. Neuvotteluaikaa ei kannata käyttää työnantajan suunnitelman laatimiseen, vaan erilaisten vaihtoehtojen ja ehdotusten pohdintaan.
On myös hyvä muistaa, että neuvotteluesitys sekä muutosneuvotteluissa läpikäyty suunnitelma ohjaavat pitkälti sen, mitä työnantaja voi lopulta päättää muutosneuvotteluiden pohjalta. Siten, näillä voi olla pitkäaikaisia vaikutteita, ellei muutosneuvotteluja haluta käynnistää uudelleen.
Sanonta, hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, pätee kokemukseni mukaan lähes poikkeuksetta muutosneuvotteluiden läpivientiin.
2. Tee muutosneuvotteluista selkeä projekti sekä osallista ja roolita
Muutosneuvotteluiden läpivienti vaatii HR:ltä ja johdolta paljon työaikaa ja panostusta. Prosessiin tarvittavaa aikaa ei siis kannata väheksyä. Siten muutosneuvotteluiden läpiviennissä auttaa, että neuvottelut on etukäteen tarkasti aikataulutettu ja kalenteroitu.
Ainakin seuraavat asiat kannattaa miettiä etukäteen ja laittaa kalenteriin kaikkien projektiin osallistuvien työnantajan edustajien nähtäväksi:
- Suunnitelmien läpikäynti ja kokoaminen;
- Neuvotteluesityksen lähetyspäivä. Kuka kirjoittaa, lähettää ja kenelle neuvotteluesitys lähetetään;
- Kokoukset:
- Kokousten lukumäärä, päivämäärät ja kellonajat
- Jokaiselle kokoukselle alustava agenda ja osallistujat työnantajan puolelta.
- Etukäteen aikataulutetut valmistautumiskokoukset kullekin neuvottelukerralle. Mieti, tarvitseeko myös näiden palavereiden välillä tavata. Aikatauluta ne valmiiksi jo kalentereihin;
- Pohdi myös, miten tieto kulkee työnantajan edustajien kesken kokousten välillä;
- Milloin ja miten käsitellään henkilöstön kysymykset ja ehdotukset. Kalenteroi palaverit;
- Miten neuvotteluista viestitään (asiakas- ja yhteistyökumppani -viestintä sekä henkilöstö) ja kuka viestinnän hoitaa;
- Milloin muutosneuvotteluiden pohjalta tehdään päätökset;
- Milloin ryhdyttäisiin toimenpiteisiin ja miten se käytännössä tehtäisiin (kuka tekee ja milloin).
Kun tarkka aikataulu seuraaviksi viikoiksi on selvillä ja neuvotteluihin osallistuvat on vastuutettu, on jokaisen muutosneuvotteluihin osallistuvan helpompi hallita omaa kalenteria ja ajankäyttöä.
Usein valmiiksi mietityn kokoussuunnitelman esittäminen ensimmäisessä muutosneuvottelukokouksessa helpottaa myös henkilöstöä orientoitumaan neuvotteluihin. Tällä myös varmistetaan se, että kaikki laissa säädetyt asiat tulevat asianmukaisesti käsiteltyä neuvotteluissa säädetyn aikarajan puitteissa.
3. Pyydä apua matalalla kynnyksellä
Kaikkea ei aina tarvitse osata tai pystyä tekemään yksin. Joskus voi myös olla hyvä huomata, että rajallinen aika vuorokaudesta kannattaa keskittää muotoseikoista stressaamisen sijaan omaan ydinosaamiseen, eli liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseen ja kehittämiseen. Tällöin on mielestäni hyvä hetki pyytää apua. Näissä tilanteissa me huolehdimme asiakkaan puolesta muutosneuvotteluiden muotoseikoista, pidämme projektinjohtajina langat käsissä sekä toimimme neuvotteluissa sihteerinä ja asiakkaan tukena. Tarkoitus on, että asiakas voi tällöin keskittää oman ajankäyttönsä suunnitelman laatimiseen, henkilöstön kanssa keskustelemiseen ja vaihtoehtojen pohtimiseen. Eli tuottaa sisällön muutosneuvotteluihin yhdessä henkilöstön kanssa.
Sparrailemme ja autamme mielellämme, mikäli muutosneuvotteluiden käynnistämistä pohditaan organisaatiossanne. Ja miksei muutenkin vain ennakollisesti.
