Minkälainen on hyvä henkilöstöstrategia ja mistä se koostuu?

Hyvin laadittu ja toteutettu henkilöstöstrategia, HR-strategia tuttavallisesti, takaa yrityksen potentiaalin hyödyntämisen parhaalla tavalla. Usein yrityksen myynti ja tuotanto sekä palvelut ovat kunnossa, mutta henkilöstöstrategiaa ei ole ollut aikaa tai osaamista pohtia. Ei ehditä pysähtyä tärkeiden kysymysten äärelle: Tekevätkö kaikki oikeita asioita? Tarvitaanko uutta osaamista? Mitä osaamista ehkä puuttuu tai mitä on turhaa? Millainen on optimaalinen organisaatiorakenne positioineen ja osaamisineen ja millainen muutosmatka toteutukseen tarvitaan?

Henkilöstöstrategia tulee laatia tiiviissä yhteistyössä liiketoiminnan kanssa, näin se varmistaa konkreettisilla HR-toimenpiteillä parhaiten liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamisen pitkällä aikavälillä.

Henkilöstöstrategian laatiminen – tasapainottelua vastakohtien välillä

Henkilöstöstrategian määritelmä on selkeä. Se on suunnitelma siitä, miten henkilöstöresursseja hallitaan ja kehitetään; miten rekrytoidaan, koulutetaan, motivoidaan ja sitoutetaan. Henkilöstöstrategian avulla varmistetaan, että yrityksen työntekijät ovat sitoutuneita ja osaavia, ja tätä kautta tuottavia.

Hyvin toteutetulla ja tasapainotetulla henkilöstöstrategialla lisätään yrityksen tuottavuutta ja varmistetaan tulevaisuuden menestys. Tätä voi lähestyä myös teoreettisesti organisaatiokulttuurin vastavoimien kautta (lähde: Balentor Oy). Menestyksen tasapaino koostuu vastavoimien onnistuneesta yhdistämisestä:

• Strateginen, pitkän tähtäimen visio ja konkreettinen toimeenpano. Selkeä, merkityksellinen ja motivoiva päämäärä energisoi ja toisaalta strategian eläminen arjessa ja sen konkretisoiminen ratkaisee onnistumisen. Pitää osata katsoa samanaikaisesti kauas ja lähelle.
• Systemaattinen toiminta ja erilaisuuden, yksilöllisyyden huomioiminen. Toimiva yhteistyö yrityksessä vaatii yhteiset tavoitteet ja pelisäännöt, mutta toisaalta yksilöllisyyden tarve kasvaa jatkuvasti.
• Tehokas organisointi ja uudistava, luova kehitys. Tasapainottelu lyhyen ajan tehokkuuden maksimoinnin ja tulevaisuuden uudistumiseen panostamisen välillä on tärkeää.
• Tuloksellinen suorituskyky ja hyvä työilmapiiri. Suorituskyvyn säilyttäminen korkealla tasolla edellyttää, että työnmäärä määrä pysyy hallinnassa. Yksinomaan tulosta arvostava yrityskulttuuri johtaa vääjäämättä motivaation heikkenemiseen, lisääntyviin sairauspoissaoloihin ja vaihtuvuuteen. Toisaalta hyvä työilmapiiri rapautuu nopeasti, mikäli suorituskyky häviää.

Henkilöstöstrategian koostumus

Strategia on resepti menestykselle. Hyviä raaka-aineita taitavasti yhdistelemällä saadaan aikaa vastustamaton lopputulos. Hyvän henkilöstöstrategian toteuttamiseksi tarvitaan vain muutamia, mutta sitäkin tärkeämpiä ainesosia. Vaikka jokaisen yrityksen henkilöstrategia on sen itsensä näköinen ja yksilöllinen, löytyy toimivista henkilöstöstrategioista useimmiten seuraavat elementit: 

• oikeiden osaajien löytäminen
• palkitseminen ja suorituksen arviointi
• jatkuva oppiminen, henkilöstön ja johdon kehittäminen, työntekijöiden potentiaalin hyödyntäminen
• monimuotoisuus ja inklusiivisuus
• jatkuvuuden varmistaminen; seuraajasuunnittelu
• työskentelyolosuhteet ja työhyvinvointi
• muutosten johtaminen
• Tulevaisuuden henkilöstötarpeiden arviointi
• teknologioiden hyödyntäminen

Henkilöstöstrategia yksinkertaistaa ja konkretisoi tekemistä

Henkilöstöstrategia saattaa kuulostaa monimutkaiselta ja vaikeasti lähestyttävä, mutta loppujen lopuksi kyseessä vain suunnitelma, jolla tavoiteltu päämäärä pyritään saavuttamaan. Yksinkertaista.

Monesti strategia kuorrutetaan monimutkaisilla lauseilla ja konkretiaan on vaikea päästä käsiksi. Erilaiset muotisanat saavat suunnitelmat monesti kuulostamaan nykyaikaisilta ja eteenpäin katsovilta, vaikka konkretia puuttuu. Strategisessa henkilöstötyössä painopisteen on oltava koko yhtiön tulevaisuuden kannalta tärkeimmissä tavoitteissa ja päämäärissä, ei arkipäivän normaaleissa operatiivisissa tekemisissä. Toisaalta strategian tavoitteiden on oltava kuitenkin riittävän konkreettisia, ja ne on pystyttävä pilkkomaan tekemisiksi.

On kuitenkin varottava, ettei henkilöstöstrategiasta tule henkilöstöpolitiikkaa. Siinä missä henkilöstöpolitiikka on joukko konkreettisia sääntöjä ja käytäntöjä yrityksen henkilöstöasioissa, on henkilöstöstrategia suunnitelma, joka ohjaa yritystä pitkällä aikavälillä henkilöstöresurssien käytössä. Henkilöstöpolitiikka tukee omalta osaltaan henkilöstöstrategian toteutumista. Henkilöstöstrategialla puolestaan tuetaan liiketoimintaa tavoitteen toteuttamisessa.

Työtyytyväisyyskyselyihin kannattaa myös suhtautua kriittisen varovaisesti. Kysely, tulosten läpikäynti ja kehittämistoimien päättäminen yhdessä vie merkittävästi työaikaa. Onkin hyvä tarkasti miettiä etukäteen miten tuloksia hyödynnetään, kuinka paljon yhdessä päätetyt kehittämistoimet parantavat toisaalta henkilöstön tyytyväisyyttä ja toisaalta tuottavuutta. Kyselyä ei kannata tehdä vain tavan vuoksi, vaan lähtökohtana tulee olla tulosten analysointi ja tarkka pohdinta siitä, millaisia toimenpiteitä organisaation suorituskyvyn parantamiseksi kannattaa toteuttaa. 

On myös hyvä tarkasti miettiä kenen ääntä (työntekijät, esihenkilöt, johto) haluamme kuulla ja mistä asioista olemme kiinnostuneita. Jokaisella kysymyksellä on oltava tarkoituksensa organisaation kehittämisen kannalta

Joskus yleistä kyselyä parempi tapa voi olla kohdennettujen kyselyiden järjestäminen, jolloin kysymykset voivat olla täsmällisempiä ja purku tehokkaampaa. Myös saatu informaatio voi olla arvokkaampaa.

Monesti saattaa olla parempi lähteä hakemaan lisää tietoa jostain ennalta määritellystä haasteesta, eikä lähteä tekemään kyselyä ja katsoa, mitä sieltä nousee esiin. Toki jälkimmäisellekin on joskus paikkansa.

Henkilöstöstrategia elää ajassa

Tunteiden ja tunneilmaston johtaminen, psykologinen turvallisuus ja jatkuva itsensä kehittäminen ja itseohjautuvuus ovat teemoja, joista henkilötyössä on viimeaikoina puhuttu paljon. Myös etä- ja hybridityö puhuttaa, vaikka pandemiasta on jo tovi. Esihenkilötyön laatu ja kokemus työn merkityksellisyydestä ovat nousseet keskustelussa keskiöön. Myös uudet tavat tehdä työtä asettavat erilaisia haasteita organisaation eri tasoille.

Henkilöstöstrategian painopiste onkin siirtynyt viimeaikoina työhyvinvointia tukevien toimintamallien kehittämiseen sen sijaan, että keskittyisimme yksinomaan henkilöstötyön prosesseihin ja uusien työkalujen hyödyntämiseen.

Blogin on uudistanut ja päivittänyt Nina Meincke elokuussa 2023. Alkuperäisen blogin on kirjoittanut Ari Kuutschin maaliskuussa 2021.

Pitäisikö organisaatiossanne laatia HR-strategia? Autamme mielellämme.