Blogi: Muutosneuvottelut – YT-lain velvoitteet irtisanottaessa ja muutostilanteissa

YT-laki uudistui vuoden 2022 alusta. YT-neuvottelut tunnetaan uudessa laissa nimellä muutosneuvottelut. Muutosneuvottelujen perusperiaatteet säilyivät lakimuutoksessa hyvin pitkälti entisellään. Uusi YT-laki toi kuitenkin tiettyjä muutoksia ja uusia yksityiskohtia muutosneuvottelujen toteuttamiseen. Jokaisen muutoksia suunnittelevan työnantajan onkin hyvä ymmärtää muutosneuvottelujen perusteet ja keskeiset velvoitteet.

Muutosneuvottelut uudessa YT-laissa

– Muutosneuvotteluissa keskeistä on ensin käydä lain vaatimat neuvottelut ja vasta sen jälkeen tehdä asiassa päätökset.
– Muutosneuvottelut käydään työnantajan ja henkilöstön edustajan välillä. Yksittäistä tai yksittäisiä työntekijöitä koskevat muutosneuvottelut voidaan myös käydä asianomaisen työntekijän tai työntekijöiden kanssa.
– Muutosneuvotteluja koskevat säännökset yhdistettiin uudessa YT-laissa saman luvun alle: muutosneuvottelut on käytävä sekä työvoimaa vähennettäessä tai suunniteltaessa muutoksia, jotka vaativat irtisanomisperustetta sekä tietyissä työnjohtovallan piiriin kuuluvissa asioissa.
– Tiukimmat muotovaatimukset ja rankimmat seuraamusuhkat koskevat edelleen muutosneuvotteluja, joiden aiheena on työvoiman vähentäminen tai irtisanomisperusteiset muutokset. Pahin skenaario on 35.000 euron hyvitysseuraamus toimenpiteiden kohteeksi joutunutta työntekijää kohden, jos lain vaatimuksia rikotaan.
– Muutosneuvottelujen toteuttamisessa ja niihin liittyvien riskien hallinnassa korostuvat suunnitelmallisuus, osaaminen ja riittävän ajan varaaminen lain mukaisten menettelyjen toteuttamisessa.

Muutosneuvottelujen piiriin kuuluvat asiat

Muutosneuvottelujen piiriin kuuluvat työnantajan taloudellisella tai tuotannollisella perusteella harkitsema irtisanominen, lomauttaminen, osa-aikaistaminen sekä työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuolinen muuttaminen. Tällaiset muutosneuvottelut koskevat siis työvoiman vähentämistä tai sellaisia olennaisia muutoksia, jotka eivät ole enää työnjohtovallan piirissä, vaan edellyttävät irtisanomisperustetta. Muutosneuvottelut on siis käytävä, jos suunnitellaan esimerkiksi joistakin työtehtävistä luopumista kokonaan tai niin olennaisia muutoksia työtehtäviin, että kyse ei ole enää ole samasta tehtäväkokonaisuudesta kuin aiemmin. Samoin jos suunnitelma tarkoittaa muutoksia työsopimuksessa sovittuihin ehtoihin ylipäänsä, muutosneuvottelut määräytyvät pitkälti kuten työvoiman vähentämistä suunniteltaessa.


Muutosneuvottelujen piiriin kuuluvat tämän ohella työnantajan harkitsemat, työnjohtovallan piiriin kuuluvat työntekijän asemaan vaikuttavat olennaiset muutokset työtehtävissä, työmenetelmissä, töiden järjestelyissä, työtilojen järjestelyissä tai säännöllisen työajan järjestelyissä. Tällöin muutosneuvottelut koskevat jotain sellaista olennaisempaa muutosta, jota ei voida katsoa tavanomaiseksi ja osaksi päivittäistä johtamista, mutta joka kuitenkin mahtuu vielä työnantajan työnjohto-oikeuden piiriin. Muutosneuvotteluissa voidaan tällöin käsitellä esimerkiksi toimipisteen muutosta työsopimuksessa sovitun työntekemisalueen sisällä taikka työaikajärjestelyjen muutoksia työsopimuksessa sovitun työaikaehdon sisällä.


Muutosneuvotteluja suunniteltaessa on keskeistä siis tunnistaa ensi vaiheessa, vaatiko suunniteltu muutos irtisanomisperustetta vai ei – tai kääntäen, onko muutos toteutettavissa työnjohtovallan puitteissa vai ei. Jos muutos vaatii irtisanomisperusteen tai kyse on varsinaisesta työvoiman vähentämisestä (irtisanominen, lomautus, osa-aikaistaminen), muutosneuvotteluja koskevat määrämuotoiset menettelytapavaatimukset ja prosessin rikkominen on ankarasti sanktioitu.

Muutosneuvottelujen ajoittaminen

Muutosneuvottelut tulee ajoittaa siten, että työnantaja vasta suunnittelee YT-lain mukaisia toimenpiteitä, kuten irtisanomisia, osa-aikaistamisia, lomautuksia. Muutosneuvottelujen keskeisenä tarkoituksena on, että henkilöstö saa ottaa kantaa heitä itseään koskeviin asioihin ennen päätöksentekoa sekä esittää kysymyksiä, kommentteja tai mahdollisia omia vaihtoehtojaan työnantajan suunnitelmalle. Työnantaja suunnittelemille toimenpiteille pitää siis olla vielä varteenotettavia vaihtoehtoja, kun muutosneuvottelut aloitetaan.

Muutosneuvottelut eivät toisaalta toimi kuten neuvottelut perinteisesti, vaan kyse on pikemminkin henkilöstön kuulemisesta ja konsultoinnista ennen päätösten tekoa. Lopulliset päätökset toimenpiteistä tehdään työnantajan toimesta, mutta vasta muutosneuvottelujen päättymisen jälkeen.

Toisaalta muutosneuvottelut voidaan aloittaa vasta, kun työnantajalla on jokin suunnitelma, josta aiheutuvia henkilöstövaikutuksia voidaan ylipäänsä arvioida. Uuden YT-lain ajatuksena on myös se, että jatkuva vuoropuhelu ja muutosneuvottelut muodostaisivat eräänlaisen jatkumon. Jatkuvan vuoropuhelun yhteydessä voidaan siis käsitellä myös sellaisia kehitysnäkymiä, jotka voivat myöhemmässä vaiheessa tarkoittaa muutosneuvottelujen käynnistämistä. Muutosneuvottelut käynnistetään sen sijaan siinä vaiheessa, kun työnantajalla on selvä suunnitelma, miten tilanteeseen pitäisi reagoida tai sopeutua.

Työnantajalla saa ja pitää olla siis olla suunnitelma ennen muutosneuvottelujen aloittamista ja esimerkiksi vähennykset voidaan tunnistaa tarkoituksenmukaisimmaksi vaihtoehdoksi, mutta niistä ei saa olla vielä päätöstä ja niille pitää olla varteenotettavia vaihtoehtoja.

Muutosneuvottelujen käynnistäminen

Muutosneuvottelut käynnistyvät työnantajan antamalla kirjallisella neuvotteluesityksellä, josta on käytävä ilmi ainakin muutosneuvottelujen alkamisaika ja -paikka sekä pääkohdittainen ehdotus neuvotteluissa käsiteltävistä asioista. Tämä vaatimus koskee sekä työnjohtovallan piiriin kuuluvia muutoksia että vähentämistilanteita ja irtisanomisperusteen vaatimia muutoksia (ns. vähentämisneuvottelut).

Vähentämisneuvotteluissa neuvotteluesityksestä on lisäksi käytävä ilmi:
1) suunnitellut toimenpiteet ja niiden perusteet;
2) alustava arvio toimenpiteiden kohteena olevien työntekijöiden määristä eriteltynä henkilöstöryhmittäin ja toimenpiteittäin;
3) selvitys periaatteista, joiden mukaan toimenpiteen kohteeksi joutuvat työntekijät määräytyvät;
4) arvio ajasta, jonka kuluessa toimenpiteet pannaan toimeen.

Neuvotteluesitys on vähentämisneuvotteluissa myös annettava viimeistään viisi päivää ennen muutosneuvottelujen aloittamista. Jos siis neuvotteluesitys annetaan 10. päivä, muutosneuvottelut voidaan aikaisintaan aloittaa 15. päivä, eikä neuvottelujen nopeammasta aloittamisesta ole uuden YT-lain nojalla mahdollista sopia toisin.

Neuvotteluesityksen keskeinen tarkoitus on toimia ennen kaikkea kokouskutsuna, jonka perusteella myös henkilöstö saa kuvan siitä, mistä on tarkoitus neuvotella. Se annetaan tiedoksi sille henkilöstön edustajalle tai edustajille, jotka edustavat muutosneuvottelujen piiriin kuuluvaa henkilöstöä. Jos suunnitelma koskee vain yksittäistä työntekijää tai työntekijöitä, neuvotteluesitys annetaan tiedoksi kyseisille työntekijöille. Lisäksi vähentämisneuvotteluissa neuvotteluesitys on toimitettava työ- ja elinkeinotoimistolle tiedoksi viimeistään muutosneuvottelujen alkaessa. Liikkeenluovutustilanteissa myös luovutuksensaaja voi osallistua muutosneuvotteluihin ennen luovutuksen toteutumista, mutta myös luovuttavan tahon pitää osapuolena neuvotteluissa.

Muutosneuvottelujen sisältö

Muutosneuvotteluissa on käsiteltävä ainakin henkilöstöön kohdistuvien toimenpiteiden perusteita, vaikutuksia ja vaihtoehtoja. Muutosneuvottelujen keskiössä on siten työnantajan selvitys siitä, mitä suunnitellaan ja miksi, mitä suunnitelma toteutuessaan tarkoittaisi henkilöstölle ja mitä mahdollisia vaihtoehtoja työnantajan suunnitelmalle on. Vaihtoehtojen osalta on hyvä huomata, että mikäli ennen muutosneuvottelujen alkamista työnantaja on harkinnut neuvotteluesityksessä esitettyjen toimenpiteiden ohella muita varteenotettavia vaihtoehtoja, niin myös näistä on tarkoitus tehdä selkoa neuvotteluissa.
Sisällöllinen vaatimus toimenpiteiden perusteiden, vaikutusten ja vaihtoehtojen käsittelystä koskee sekä työnjohtovallan piiriin kuuluvia muutoksia että vähentämisneuvotteluja.

Vähentämisneuvottelujen sisältöä koskevat lisävaatimukset

Työvoiman vähentämistä ja irtisanomisperusteisia muutoksia koskevissa muutosneuvotteluissa (ns. vähentämisneuvottelut) on perusteiden, vaikutusten ja vaihtoehtojen ohella käsiteltävä vaihtoehtoja toimenpiteen kohteena olevan henkilöpiirin rajoittamiseksi sekä toimenpiteestä työntekijöille aiheutuvien kielteisten seurausten lieventämiseksi. Näitä voivat olla esimerkiksi koulutus- ja uudelleensijoitusjärjestelyt, työaikajärjestelyt tai erilaiset vapaaehtoiset järjestelyt sekä mahdollisten irtisanomisten varalle suunnitellut tukitoimenpiteet.

Uudessa YT-laissa on lisäksi kokonaan uusi säännös siitä, että vähentämisneuvotteluissa on käsiteltävä henkilöstön edustajan tai työntekijän tekemiä ehdotuksia ja vaihtoehtoisia ratkaisuja. Kyseessä on kuitenkin pikemminkin terävöitys verrattuna aiempaan lakiin, ja uusi säännös tuo käsittelyyn lähinnä vahvemman muodollisen vireen, koska säännöksen mukaiset ehdotukset esitetään kirjallisesti ja työnantajan on niihin myös vastattava kirjallisesti muutosneuvottelujen kuluessa.

Henkilöstön ehdotusten tai vaihtoehtoisten ratkaisujen tulee koskea sisällöllisiä seikkoja, ei itse neuvottelumenettelyä. Ehdotus voi koskea esimerkiksi vaihtoehtoa työnantajan esittämälle toimenpiteelle tai lisätoimenpiteitä, joilla pyritään lieventämään toimenpiteen kielteisiä vaikutuksia henkilöstöön. Jos työnantaja ei pidä henkilöstön tekemää ehdotusta tarkoituksenmukaisena tai toteuttamiskelpoisena, työnantajan on muutosneuvottelujen aikana perusteltava suhtautumistaan ja vastattava ehdotukseen kirjallisesti. Kirjallisen vaatimuksen täyttää myös se, että työnantajan vastaus kirjataan muutosneuvottelujen pöytäkirjaan. Keskeistä on joka tapauksessa, että ehdotus käsitellään ja että työnantaja ottaa siihen kantaa muutosneuvottelujen aikana. Henkilöstön tulisi työnantajan vastauksen perusteella saada käsitys siitä, miksi työnantaja ei pidä henkilöstön ehdotusta tarkoituksenmukaisena tai toteuttamiskelpoisena ja pitää mahdollisesti omaa suunnitelmaansa edelleen tarkoituksenmukaisimpana.

Edelleen jos työnantajan suunnitelma koskee irtisanomisia, muutosneuvotteluissa on lisäksi käsiteltävä henkilöstövaikutusten laajuudesta riippuen joko työllistymistä edistävä toimintasuunnitelma tai työllistymistä edistävät toimintaperiaatteet. Toimintasuunnitelma laaditaan, jos mahdolliset irtisanomiset koskevat vähintään 10 työntekijää ja niissä kuvataan muutosneuvottelujen suunniteltu aikataulu, muutosneuvotteluissa noudatettavat menettelytavat sekä suunnitellut periaatteet, joiden mukaisesti irtisanomisajan kuluessa ja sen jälkeen edistetään julkisten työvoimapalveluiden käyttöä sekä työnhakua ja koulutusta. Toimintaperiaatteet puolestaan laaditaan, jos mahdolliset irtisanomiset koskevat alle 10 työntekijää ja niissä kuvataan toimintaperiaatteet, joiden mukaisesti tuetaan työntekijöiden oma-aloitteista hakeutumista muuhun työhön tai koulutukseen sekä työllistymistä edistävien palveluihin osallistumiseen. Toimintasuunnitelma ja toimintaperiaatteet annetaan viimeistään muutosneuvottelujen alkaessa ja niitä käsitellään osana muutosneuvotteluja ja tarvittaessa täydennetään neuvottelujen kuluessa.

Neuvotteluvelvoitteen täyttäminen

Työnantajan katsotaan lain mukaan täyttäneen neuvotteluvelvoitteensa, kun muutosneuvottelut on käyty YT-lain mukaisia menettelytapasäännöksiä noudattaen. Käytännössä tämä edellyttää, että työnantajan suunnitelmaa, sen perusteita, vaikutuksia ja vaihtoehtoja sekä vähentämisneuvotteluissa myös edellä mainittuja muita seikkoja on käsitelty riittävällä tarkkuudella. Itse suunnitelmasta tai lopullisesta päätöksestä ei tarvitse vallita yhteisymmärrystä. Tavoitteena on sen sijaan, että muutosneuvottelujen päättyessä neuvotteluosapuolet voivat olla yhtä mieltä siitä, että neuvottelujen piiriin kuuluvia asioita on käsitelty riittävästi ja että henkilöstö on saanut niistä esittää kysymyksiä, kommentteja sekä tuoda keskusteluun myös mahdollisia omia ehdotuksiaan.

Jos muutosneuvottelut koskevat työvoiman vähentämistä tai irtisanomisperusteisia muutoksia, neuvotteluprosessia koskee myös laissa säädetyt vähimmäisneuvotteluajat. Jos kyseessä on alle 10 työntekijän irtisanominen, osa-aikaistaminen tai irtisanomisperusteinen muutos taikka enintään 90 päivää kestävä lomautus, vähimmäisneuvotteluaika on 14 vuorokautta. Tätä neuvotteluaikaa noudatetaan myös aina, jos työntekijöitä on alle 30 tai jos työnantaja on saneerausmenettelyn kohteena. Muutoin vähimmäisneuvotteluaika on kuusi viikkoa.

Vähimmäisneuvotteluajasta voidaan sopia muutosneuvottelujen kuluessa toisin, mutta keskeistä on, että neuvotteluosapuolten välillä on asiasta aidosti yhteinen ymmärrys. Neuvotteluajan laskeminen alkaa muutosneuvottelujen alkamisesta eli ensimmäisestä neuvottelukokouksesta. Työehtosopimuksissa on kuitenkin saatettu sopia neuvotteluajan laskemisesta laista poiketen.

Muutosneuvottelujen jälkeen

Neuvottelujen jälkeen työnantaja voi tehdä asiassa lopulliset päätökset. Jos päätökset vaativat harkinta-aikaa, työnantajan tulee kohtuullisen ajan kuluessa muutosneuvottelujen päättymisestä esittää arvio harkituista päätöksistä.

Päätösten tarkoittamista toimenpiteistä ilmoitetaan tarvittaessa myös asianomaisille työntekijöille henkilökohtaisesti. Esimerkiksi irtisanomisten kohteeksi valikoituville annetaan irtisanomisilmoitus ja yksilöllisesti määräytyvät irtisanomisajat alkavat juosta tämän jälkeen. Irtisanottaville tulee työnantajan koosta riippuen tarjota mahdollisuutta uudelleentyöllistymistä tukevaan valmennukseen. Lisäksi työnantajan on arvioitava mahdollisia uudelleensijoitusvaihtoehtoja koko irtisanomisajan sekä otettava vielä työsuhteen päättymisen jälkeen myös takaisinottovelvoite huomioon.

Jos työnantaja on vähentänyt työvoimaa, myös työyhteisön kehittämissuunnitelmaan on tehtävä tarvittavat muutokset jatkuvan vuoropuhelun yhteydessä muutosneuvottelujen päätyttyä. Muutoksen tehokas jalkauttaminen edellyttää muutoinkin usein johdonmukaista muutosjohtamista ja sille on varattava riittävästi aikaa ja resursseja, ottaen huomioon irtisanottujen ohella myös jäljelle jäävä henkilöstö. Vaikka itse muutosneuvottelut ovat usein raskas ja aikaa vievä prosessi, tavoitteiden toteutumisen ja tulevaisuuden rakentamisen kannalta tärkeä työ jatkuu myös neuvottelujen jälkeen.

Kooste

– Muutosneuvotteluvelvoite koskee tilannetta, jossa työnantaja suunnittelee työvoiman vähentämistä tai irtisanomisperusteisia muutoksia taikka tiettyjä olennaisia muutoksia, jotka eivät ole tavanomaisia, mutta mahtuvat edelleen työnjohtovallan piiriin.
– Muutosneuvotteluissa ensin toteutetaan YT-menettely ja vasta sen jälkeen tehdään päätös. Neuvottelut pitää aloittaa, kun työnantajalla on suunnitelma, jonka henkilöstövaikutuksia voidaan arvioida kuitenkin siten, että näille on vielä varteenotettavia vaihtoehtoja.
– Muutosneuvottelut käynnistyvät kirjallisella neuvotteluesityksellä. Sen tarkoitus on toimia ennen kaikkea kokouskutsuna, jonka perusteella myös henkilöstö saa kuvan siitä, mistä on tarkoitus neuvotella.
– Neuvotteluissa käsitellään ja keskustellaan työnantajan suunnitelmasta, sen perusteista vaikutuksista ja vaihtoehdoista sekä vähentämistilanteissa myös vaikutusten rajaamisesta, muutosturvasta sekä työllistymisen tukemisesta ja muista tukitoimenpiteistä.
– Neuvottelujen piiriin kuuluvia asioita tulee käsitellä riittävällä tarkkuudella, mutta itse suunnitelmasta tai lopullisesta päätöksestä ei tarvitse vallita yhteisymmärrystä. Lopullisen päätöksen tekee työnantaja vasta muutosneuvottelujen päättymisen jälkeen.
– Vähentämisneuvotteluihin liittyy merkittävä sanktiouhka: jos YT-lain vaatimuksia ei noudateta, työnantaja voidaan tuomita maksamaan enintään 35.000 euron suuruinen hyvitys irtisanottua, osa-aikaistettua, lomautettua tai irtisanomisperusteisen muutoksen kohteeksi joutunutta työntekijää kohden.
– Tiukat muotovaatimukset ja rankat seuraamusuhkat erityisesti vähentämisneuvotteluissa korostavat suunnitelmallisuuden, osaamisen ja riittävän ajan varaamisen merkitystä YT-lain mukaisen menettelyn toteuttamiselle.
– Muutosneuvottelujen jälkeen itse muutoksen jalkauttamiselle on varattava riittävästi aikaa ja resursseja, ottaen huomioon niin vähennysten kohteeksi joutuneet kuin jäljelle jäävät henkilöt.

Lue tästä lisää uudesta YT-laista. 

Blogin kirjoittajana Anna-Maria Wassman, Senior Legal Advisor, Partner. Lue lisää Anna-Mariasta tästä.
Anna-Maria Wassman, anna-maria.wassman@hrlegal.fi, 050 575 8454.

Lue lisää juridisista palveluistamme täältä.