Hämeenlinnan Osuusmeijeri koki kattavan HR- ja lakikartoituksen sekä Interim HR -palvelun avulla kehitysloikan: "Nyt kaikki tietävät, miten toimitaan"
Hämeenlinnan Osuusmeijeri on maidontuottajien omistama osuuskuntamuotoinen yritys, joka tarjoaa yhdessä tuottajaomistajien kanssa laadukkaita meijeripalveluita vuosikymmenten kokemuksella. HR-asiat on yrityksessä hyvin hoidettu, mutta kokonaisuus tuntui silti hajanaiselta, joten Hämeenlinnan Osuusmeijerissä päätettiin tarttua toimeen. Yhdessä HR Legalin asiantuntijoiden kanssa rakennettiin uusi pohja koko henkilöstöhallinnolle – sellainen, joka tekee asiat näkyväksi, selkeäksi ja tasapuoliseksi koko organisaatiossa.
– HR-asiat meillä oli kyllä hoidettu, mutta jokainen esihenkilö teki asioita omalla tavallaan. Meillä ei ole omaa HR-osastoa, joten halusimme varmistua, että kaikki käytännöt ovat yhtenäisiä ja lakisääteiset asiat kunnossa, kertoo talous- ja hallintopäällikkö Minna Tamminen.
HR- ja lakikartoitus tuo varmuutta
Yhteistyö HR Legalin kanssa käynnistyi loppuvuodesta 2024 kattavalla HR- ja lakikartoituksella. Sen avulla haluttiin ennen kaikkea saada selkeä tilannekuva.
– Kartoitus toi varmuuden siitä, missä olemme jo hyvällä mallilla ja missä on kehitettävää. Suurin hyöty oli se, että saimme hyvät askelmerkit tulevaan, Minna kuvaa.
Kartoituksen aikana käytiin läpi lakisääteiset velvoitteet, päivitettiin tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmat sekä koottiin eri osastoilla käytössä olleita lomakkeita ja ohjeita yhtenäiseen muotoon. Samalla syntyivät esihenkilöiden ja henkilöstön omat käsikirjat – arjen työn tukena ja perehdytyksen selkärankana.
– Aikaisemmin osa tiedoista oli vähän hajallaan. Nyt ne löytyvät yhdestä paikasta, ja kaikki käyttävät samoja ohjeita.
Interim HR-ammattilaisen kanssa oli todella helppo tehdä yhteistyötä. Hän sai ihmiset mukaan, ja paljon saatiin aikaan. Hänen kokemuksensa näkyi, ja hänellä oli myönteinen ja positiivinen asenne työhön.
Käytännön tekemistä Interim HR -palvelun avulla
Kun pohjatyö oli tehty, astui kuvaan Interim HR -palvelu. HR Legalin kokenut HR-asiantuntija työskenteli Hämeenlinnan Osuusmeijerissä muutaman kuukauden ajan osapäiväisesti, vieden suunnitelmat käytäntöön.
– Interim HR-ammattilaisen kanssa oli todella helppo tehdä yhteistyötä. Hän sai ihmiset mukaan, ja paljon saatiin aikaan. Hänen kokemuksensa näkyi, ja hänellä oli myönteinen ja positiivinen asenne työhön, Minna kiittää.
Esihenkilötyön käsikirjaa käytiin läpi koulutuksissa, ja aiemmin uinuneet esihenkilöpalaverit herätettiin uudelleen eloon. Myös Minnan oma työrooli laajeni.
– Toimenkuvaani lisättiin HR-päällikkyys, ja nyt kun kokonaisuus on rakennettu, on paljon helpompi toimia. Varmuus omassa työssä lisääntyi heti, kun tiesi että kaikki lakisääteiset asiat täyttyvät.
Tasalaatuisuus lisää oikeudenmukaisuuden kokemusta
Koko projektin ytimessä oli ajatus tasalaatuisuudesta. Kun kaikki esihenkilöt nojautuvat samoihin pelisääntöihin, myös henkilöstö kokee yhdenvertaisuutta.
– Esimerkiksi kännykän käyttö työpisteellä nousi esiin. Se on työturvallisuuskysymys, joten nyt ohje on yhtenäinen kaikille osastoille, Minna antaa esimerkin.
Käsikirjat eivät rajoita inhimillisyyttä – päinvastoin. Ne luovat raamit, joiden sisällä voidaan huomioida erilaiset elämäntilanteet.
– Säännöt ovat selvät, mutta silti voidaan ottaa huomioon inhimilliset poikkeustilanteet. Se helpottaa esihenkilötyötä ja arkea kaikille.
Säästetty aikaa ja saatu aikaan enemmän
Yksi oivalluksista oli ulkopuolisen asiantuntijan merkitys. Vaikka asiat olisivat itselle tuttuja, niiden läpikäyminen perusteellisesti vie aikaa – eikä sitä aina löydy.
– Saimme paljon aikaiseksi lyhyessä ajassa. Jos olisin itse lähtenyt tekemään tätä kaikkea muiden töiden ohella, aikaa olisi mennyt huomattavasti enemmän, Minna toteaa.
Hämeenlinnan Osuusmeijeri on sopinut HR Legalin kanssa mahdollisuudesta tehdä tulevaisuudessa lyhyitä ”missä mennään” -tarkistuksia, jotta HR-toiminta pysyy ajan tasalla.
Hyvä fiilis ja suositus muillekin
Nyt organisaatiossa on selkeä rakenne, ohjeet löytyvät helposti ja henkilöstö tietää, miten toimitaan. Esihenkilöillä on selkänoja ja selkeät toimintamallit, joiden avulla johtaa omaa tiimiään. Henkilöstön määrä on noin 80 ja esihenkilöitä 15 – selkeys hyödyttää jokaista.
– Suosittelen vastaavaa palvelua ehdottomasti erityisesti niille, joilla ei ole omaa HR-osastoa. HR:n vaatimukset kasvavat koko ajan, ja tässä sai hyvän sparrauksen. Nyt ollaan hyvässä vauhdissa, ja tästä on hyvä jatkaa, Minna summaa tyytyväisenä.
