Riskienhallinta alkaa HR- ja lakikartoituksesta

HR ja laki kulkevat käsi kädessä. Työnantaja voi nukkua yönsä hyvin, kun on varmuus siitä, että työnantajavelvoitteet on hoidettu vähintään lain vaatimalla tavalla ja on ainakin tieto siitä, mitä kehityskohteita tulisi mahdollisesti priorisoida työpöydällä.

Jokaisella työnantajalla tulee vastaan tilanne, jossa on tarpeen kartoittaa omien työnantajavastuiden lainmukaisuus ja lakisääteisten velvollisuuksien hoitamisen taso. Yleisimmät tilanteet, joissa työnantaja pohtii, miten työnantajavelvoitteet on hoidettu ja mitä velvollisuuksia työnantajalla on, ovat esimerkiksi henkilöstövaihdokset, henkilöstömäärän kasvu, yrityskaupat sekä esimerkiksi huomiot siitä, että työsuhteen hoitoon liittyvät asiat takkuavat ja selkeitä prosesseja ei ole.

Mitä hyötyä HR- ja työsuhdeasioiden säännöllisestä kartoituksesta on?

Jokaisen työnantajan olisi hyvä pysähtyä välillä kiireisessä arjessa, ja miettiä miten ”HR-Compliance” on yhtiössä hoidettu, miten se heijastuu olemassa olevaan kulttuuriin, ja mitä hyötyjä tämä tuo työnantajalle. Yksi selkein etu yrityksissä, joissa säännöllistä kartoitusta työnantajan vastuista tehdään, on mahdollisten riskien tunnistaminen etukäteen. Kun työnantajavelvoitteet on tunnistettu, ja niistä aiheutuvien laiminlyöntien riskit ymmärretty, osataan tehdä fiksuja valintoja riskinhallinnan ja priorisoinnin näkökulmasta.

Kääntäen, työnantajaa ja yritystä voi kohdata erinäiset seuraamukset, mikäli lakisääteisistä asioista ei pidetä huolta ja rima esimerkiksi työsuhdeasioiden hoitoon on matalalla. Työsuhdeasiat sekä HR:n strategisen ajattelun säännöllinen päivitys ja kartoitus auttaa työnantajaa olemaan paitsi kilpailukykyisempi työnantaja, myös houkuttelevampi yhteistyökumppani ja varmempi valinta asiakkailleen. Työnantajan huolehtiessa lakisääteisistä velvoitteistaan huolehditaan myös siitä, että vältytään mainehaitalta, joka nykypäivän nopeasti elävässä mediassa aiheuttaa yritykselle kuin yritykselle nopeasti hallitsematonta vahinkoa; vaikka toimia jälkikäteen korjattaisiin, ikävät uutiset jäävät usein elämään omaa elämäänsä. Pahimpana skenaariona toki on mahdolliset oikeudelliset seuraukset ja sanktiot, joissa yhdistyy niin vakava maine kuin taloudellinenkin haitta.

Miten voisimme olla avuksi?

HR- ja lakikartoitus on oiva tapa saada yhtäläinen, puolueeton ja kattava kokonaiskuva siitä, miten työsuhdeasiat sekä strateginen HR on otettu yhtiössä huomioon. Kartoitus rakentuu lähtökohtaisesti kahdesta eri osasta, työsuhdeasioiden kartoituksesta sekä strategisen HR:n kartoituksesta. Molemmat osiot on mahdollista myös toteuttaa erikseen, jolloin kartoitusta voidaan räätälöidä yrityksen koon ja henkilöstöhallinnon resurssoinnin mukaan.

HR- ja lakikartoituksen toteutustapa on asiakasystävällinen ja yksinkertainen: asiakas saa täytettäväkseen kyselylomakkeen, jota seuraavat yhteinen työpaja sekä henkilöhaastattelut HR Legalin asiantuntijoiden, kuten työsuhdejuristin kanssa. Ennakkokysymyksin sekä sitä seuraavien keskusteluiden kautta käydään läpi kaikki tärkeimmät työnantajavelvoitteet ja asiakas saa käyttöönsä loppuraportin toimenpidesuosituksineen. Toimenpidesuositukset ovat käytännönläheisiä, ja ohjaavat työnantajaa toimivaan läpinäkyvien prosessien puitteissa.

Kartoituksen ulkoistaminen ammattilaiselle on helppo tapa hallita ja ennakoida riskejä, ja saada kattava, puolueeton kokonaiskuva HR:n toimivuudesta ja tilasta. Kartoitus ottaa huomioon eri kokoiset toimijat ja velvoitteet, ja pyrkimyksemme on aina antaa käytännönläheiset sekä konkreettiset suositukset jatkoon. Näin työnantajan ei tarvitse arvailla miten mahdollisia puutteita lähdetään priorisoimaan tai parantamaan, vaan me HR Legalilla tarjoamme käytännönläheiset suositukset arjen parantamiseen.

Kartoitus sopii tilanteisiin, kun halutaan olla varmoja, että kaikki työsuhteisiin liittyvät dokumentit ovat kunnossa. Myös työlainsäädäntöön on tullut muutoksia, joten päivitykset voivat olla tarpeen.

Marja Sykäri

Henkilöstöpäällikkö, Medifon Oy

Milloin HR- ja lakikartoitus on ajankohtainen?

Kartoitus kannattaa tehdä erityisesti yrityksen kasvun kynnyksellä, HR-henkilön vaihtuessa tai ennen merkittäviä kehitysprojekteja. Näissä tilanteissa kartoitus antaa selkeät askelmerkit lakisääteisten velvoitteiden hallintaan ja HR-toimintojen kehittämiseen.