Neuvotteleminen on vuorovaikutuksen taitolaji

Maailmassa neuvotellaan tälläkin hetkellä suurista asioista; sodasta ja rauhasta, ihmisten ja maiden kohtalosta. Näissä neuvotteluissa jokainen sana, jokainen ele, ilme ja äänensävy kertoo – tai paljastaa – jotain neuvotteluosapuolten tahtotilasta. Ei ole varaa antaa keskittymisen eikä kontaktin herpaantua hetkeksikään. Omasta neuvotteluvallasta pidetään tiukasti kiinni ja etukäteen on mietitty millä keinon sitä saisi vahvistettua neuvottelun edetessä. Mahdolliset myönnytykset vastapuolelle on harkittu tarkkaan. Heidän tavoitteitaan avaavat ja tilannettaan testaavat kysymykset on valmisteltu. Oman ratkaisuehdotuksen argumentit on hiottu selkeiksi ja vakuuttaviksi.

Virtuaalinen neuvottelu vaatii selkeämpää viestintää

Näin täällä oman turvallisen työpöytäni ääressä mietiskelen, kun kokoan esimerkkejä neuvottelutaidon valmennukseen. Menneet kaksi vuotta pandemia-aikaa siirsivät valtaosan organisaatioiden välisistä ja sisäisistä neuvotteluista fyysisen pöydän ääreltä virtuaalisen tilaan. Videokuvan kautta meille ei välitykään eleiden ja ilmeiden vivahteikasta viestintää yhtä selkeästi kuin kasvotusten keskustellen, eikä aina ole edes kuvaa. Virtuaalisessa keskustelussa äänensävylle jää suuri vastuu välittää hyväntahtoinen asenteemme, yhteistyötä arvostava näkemyksemme ja luottamuksen rakentamiseen tarvittavaa tunnelmaa.

Neuvottelussa tarvitaan voimaa ja herkkyyttä

Neuvotteleminen on käytännön taito, jonka vaiheet ja välineet on hyvä olla hallussa missä tahansa organisaation roolissa työskenteleekin. Johtajat, esihenkilöt, asiantuntijat, myynnin ja hankinnan toimijat: neuvottelemme, jotta saisimme vaikutettua toiseen osapuoleen, heidän mielipiteisiinsä, odotuksiinsa ja vaatimuksiinsa. Joskus tarvitaan myös herkkyyttä vaikuttaa neuvottelukumppaniin tunnetasolla, empatian, kuuntelun ja ymmärtämisen kautta. Empatia onkin pandemian myötä noussut uuteen arvostukseen, kun olemme kyselleet asiakkaittemme ja yhteistyökumppaneidemme kuulumisia ja kertoneet omamme. Olemme olleet ikään kuin samassa veneessä.

Neuvotteleminen on vuorovaikutuksen jaloa taitamista. Kontaktin luominen, luottamuksen rakentaminen, keskustelun ohjaaminen kysymyksin, kuuntelu ja vakuuttava argumentointi ovat avaintekijöitä parhaan ratkaisun aikaansaamiseksi.

Valmistaudu varmaksi

Neuvottelu on tavoitteellinen keskustelu, johon valmistautuminen kannattaa. Tämän olen oppinut myös omassa työssäni. Jos valmistautuminen ei ole ollut riittävää, ei neuvotteluvireeni ole ollut kohdallaan, eikä neuvotteluvoimani. Silloin olen neuvottelussa joutunut siirtämään huomioni enemmän siihen, mitä seuraavaksi itse sanoisin, enkä ole ehtinyt havainnoida neuvottelukumppania. Viestinnän hienovaraisemmat vihjeet ovat menneet minulta ohi, en ole ehtinyt lukea tilannetta kovinkaan taitavasti. Neuvottelun ohjaaminen on tapahtunut pöydän toiselta puolelta. Jälkeenpäin on tullut mieleeni, että olisi pitänyt siinä yhdessä kohdassa esittää kysymys, eikä vain selittää. On harmittanut: olisinpa etukäteen miettinyt muutaman hyvän kysymyksen ja myös valmistautunut perustelemaan esittämäni ratkaisun hyödyt paremmin, neuvottelukumppanin tilanteeseen sopivaksi. Miten helposti sitä voikaan ajautua jopa pattitilanteeseen, kun omat eväät alkavat ennenaikaisesti loppua.

Haastava tilanne – mitä neuvoksi?

Olen huomannut, että haastavassa tilanteessa kannattaa joskus peruuttaa hieman. Hakea vauhtia siitä kohdasta, missä vielä oltiin samoilla linjoilla. Käyttää vähän aikaa sen selvittämiseen, mikä on epäilyksen tai ehdottomuuden takana. Rauhoittaa tilanne. Pitää omat reaktiot neutraaleina. Välttää väittelyä ja osoittaa arvostusta toisen näkökantaa kohtaan. Neuvottelutaito on myös sitä, että ymmärtää vaikutusvallan tasapainoa ja omaa keinoja ylläpitää vastapuolen hallinnan tunnetta, joilla saavutetaan tavallista sitouttavampia päätöksiä.

Neuvottelutaitoja voi kehittää, hioa ja harjoitella. Vanha sanonta pitää myös tässä paikkansa: hyvin suunniteltu on puoliksi voitettu.