Tekninen valvonta hybridityössä – mitä työnantajan on tiedettävä?

Etä- ja hybridityö ovat tulleet jäädäkseen – ja samalla työnantajien kiinnostus tekniseen valvontaan on kasvanut. Kulunvalvonta, kameravalvonta, GPS-seuranta ja järjestelmälokit voivat tarjota mahdollisuuden lisätä turvallisuutta ja hallita riskejä. Mutta missä menee raja? Saako Teams-kokouksiin osallistumista seurata? Mikä on sallittua ja milloin valvonta kääntyy laittomaksi?

Työntekijän yksityisyyden suoja ei katoa etäyhteyksiin. Tekninen valvonta työpaikalla on tiukasti säädeltyä, ja se edellyttää ennen kaikkea tarkkarajaista, laillista perustetta ja huolellista toteutusta. Erityisesti digitaalisessa työympäristössä valvonnan rajat voivat hämärtyä – siksi on tärkeää varmistaa, että toimenpiteet ovat oikeasuhtaisia ja läpinäkyviä.

Kameravalvonta ei ole automaattinen oikeus

Kameravalvonta koetaan usein keinona lisätä turvallisuutta. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että pelkkä "turvallisuuden parantaminen" ei riitä valvonnan perusteeksi. Lain mukaan tarvitaan todellinen, osoitettava tarve, kuten toistuva ilkivalta tai muu konkreettinen uhka.

Kameravalvonta ei ole sallittua varmuuden vuoksi tai ennalta ehkäisevästi, ja etenkin henkilöstötiloissa, kuten tauko- ja pukuhuoneissa, sen käyttö on kiellettyä.

Kameravalvonta työpaikalla edellyttää aina vaikutustenarviointia (DPIA). Ennen käyttöönottoa työnantajan tulee lisäksi käydä vuoropuhelu henkilöstön edustajien kanssa yhteistoimintalain mukaisesti. Jos työnantajalla ei ole vuoropuheluvelvoitetta yhteistoimintalain mukaan, työnantajan on kuultava työntekijöitä suunnitelluista toimenpiteistä.

Mitä työnantajan on huomioitava?

Ennen teknisen valvonnan käyttöönottoa työnantajan on huolehdittava, että valvonnalle on olemassa lainmukainen ja perusteltu tarkoitus, ja että käyttöönotto on huolellisesti suunniteltu ja dokumentoitu. Nämä kysymykset auttavat arvioimaan, ollaanko oikealla tiellä:

• Onko valvonnalle olemassa lainmukainen ja perusteltu tarkoitus?
• Voidaanko tavoite saavuttaa vähemmän yksityisyyttä rajoittavalla tavalla?
• Onko tehty vaikutustenarviointi (DPIA) ja dokumentoitu se asianmukaisesti?
• Onko vuoropuheluvelvollisuus tai kuuleminen toteutettu ennen valvonnan käyttöönottoa?
• Onko valvonnasta viestitty selkeästi ja ajoissa työntekijöille?

Varmista osaamisesi ennen valvonnan aloittamista

Työnantajalla on aina vastuu siitä, että valvonta toteutetaan lainmukaisesti, perustellusti ja henkilöstöä kunnioittaen. Ennen käyttöönottoa on tärkeää, että osaat vastata ainakin näihin kysymyksiin:

• Mitä saa valvoa – ja millä edellytyksillä?
• Mitä työnantajan on dokumentoitava ja kuinka pitkään tiedot säilytetään?
• Milloin tarvitaan vaikutustenarviointi – ja miten se tehdään oikein?
• Millaista yhteistoimintaa ja kuulemista edellytetään ennen käyttöönottoa?

Vaikka vastuu on työnantajalla, sen ei tarvitse tarkoittaa yksin tekemistä. Me HR Legalilla autamme varmistamaan, että tekninen valvonta suunnitellaan ja toteutetaan lain ja hyvän henkilöstökäytännön mukaisesti. Olemme tukenasi, kun haluat varmuutta henkilötietojen käsittelyyn, kouluttaa tiimiäsi tai kehittää organisaatiotasolla selkeitä toimintatapoja. Tutustu juridisiin palveluihimme.