Muutosneuvottelut (aikaisemmin YT-neuvottelut) ovat YT-lain säätämä menettelytapa vuoropuhelun käymiselle työnantajan ja henkilöstön välillä, jos työnantaja harkitsee työvoiman vähentämistä tai muita henkilöstön asemaan vaikuttavia olennaisia muutoksia. YT-lain mukaiset muutosneuvottelut koskevat kaikkia työnantajia, joissa työskentelee vähintään 20 työntekijää.
Neuvottelut ovat keskeinen osa yritystoiminnan muutosten toteuttamista, ja neuvotteluvelvoitteen täyttämiseen liittyy erityisesti vähentämistilanteissa myös isoja riskejä. Jokaisen muutoksia suunnittelevan työnantajan onkin hyvä ymmärtää neuvottelujen perusteet ja keskeiset velvoitteet.
Neuvottelujen merkitys on kriittisin vähentämistilanteissa. Lain mukaan neuvottelujen piiriin kuuluvat työnantajan taloudellisella tai tuotannollisella perusteella harkitsema irtisanominen, lomauttaminen, osa-aikaistaminen sekä työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuolinen muuttaminen. Tällaiset neuvottelut koskevat siis työvoiman vähentämistä tai sellaisia olennaisia muutoksia, jotka eivät ole enää työnjohtovallan piirissä, vaan edellyttävät irtisanomisperustetta. Neuvottelut on siis käytävä, jos suunnitellaan esimerkiksi joistakin työtehtävistä luopumista kokonaan tai niin olennaisia muutoksia työtehtäviin, että kyse ei enää ole samasta tehtäväkokonaisuudesta kuin aiemmin. Samoin jos suunnitelma tarkoittaa muutoksia työsopimuksessa sovittuihin ehtoihin ylipäänsä, neuvottelut määräytyvät pitkälti kuten työvoiman vähentämistä suunniteltaessa.
Neuvottelujen piiriin kuuluvat varsinaisten vähentämistoimenpiteiden ohella työnantajan harkitsemat, työnjohtovallan piiriin kuuluvat työntekijän asemaan vaikuttavat olennaiset muutokset työtehtävissä, työmenetelmissä, töiden järjestelyissä, työtilojen järjestelyissä tai säännöllisen työajan järjestelyissä. Tällöin neuvottelut koskevat jotain sellaista olennaisempaa muutosta, jota ei voida katsoa tavanomaiseksi ja osaksi päivittäistä johtamista, mutta joka kuitenkin mahtuu vielä työnantajan työnjohtovallan piiriin. Neuvotteluissa voidaan tällöin käsitellä esimerkiksi toimipisteen muutosta työsopimuksessa sovitun työntekemisalueen sisällä taikka työaikajärjestelyjen muutoksia työsopimuksessa sovitun työaikaehdon sisällä.
Neuvotteluja käynnistettäessä on siis keskeistä tunnistaa ensi vaiheessa, vaatiko suunniteltu muutos irtisanomisperustetta vai ei – tai kääntäen, onko muutos toteutettavissa työnjohtovallan puitteissa vai ei. Jos muutos vaatii irtisanomisperusteen tai kyse on varsinaisesta työvoiman vähentämisestä (irtisanominen, lomautus, osa-aikaistaminen), neuvotteluja koskevat määrämuotoiset menettelytapavaatimukset ja prosessin rikkominen on ankarasti sanktioitu.
Milloin työnantajan pitää käynnistää muutosneuvottelut?
Neuvottelut tulee ajoittaa siten, että työnantaja vasta suunnittelee YT-lain mukaisia toimenpiteitä, kuten irtisanomisia, osa-aikaistamisia, lomautuksia. Neuvottelujen keskeisenä tarkoituksena on, että henkilöstö saa ottaa kantaa heitä itseään koskeviin asioihin ennen päätöksentekoa sekä esittää kysymyksiä, kommentteja tai mahdollisia omia vaihtoehtojaan työnantajan suunnitelmalle. Työnantajan suunnittelemille toimenpiteille pitää siis olla vielä varteenotettavia vaihtoehtoja, kun neuvottelut käynnistetään.
Toisaalta neuvottelut voidaan käynnistää vasta, kun työnantajalla on jokin suunnitelma, josta aiheutuvia henkilöstövaikutuksia voidaan ylipäänsä arvioida. Neuvotteluissa on tarkoitus nimenomaan käydä vuoropuhelua työnantajan suunnitelmasta, sen perusteista, vaikutuksista ja vaihtoehdoista. Jos työnantajalla ei ole vielä näkemystä siitä, miten työnantaja näkee tarpeelliseksi muuttaa toimintaa ja miten tällainen muutos henkilöstöön vaikuttaisi, neuvottelut ovat ennenaikaiset.
YT-lain mukaisen jatkuvan vuoropuhelun ja muutosneuvottelujen on myös tarkoitus muodostaa eräänlainen jatkumo. Jatkuvan vuoropuhelun yhteydessä voidaan siis käsitellä myös sellaisia kehitysnäkymiä, jotka voivat myöhemmässä vaiheessa tarkoittaa neuvottelujen käynnistämistä. Neuvottelut käynnistetään sen sijaan siinä vaiheessa, kun työnantajalla on selvä suunnitelma, miten tilanteeseen pitäisi reagoida tai sopeutua.
Työnantajalla saa ja pitää siis olla suunnitelma ennen neuvottelujen aloittamista ja esimerkiksi vähennykset voidaan tunnistaa tarkoituksenmukaisimmaksi vaihtoehdoksi, mutta niistä ei saa olla vielä päätöstä ja niille pitää olla varteenotettavia vaihtoehtoja. Neuvotteluissa henkilöstöä kuullaan ja konsultoidaan ennen päätösten tekoa. Lopulliset päätökset toimenpiteistä tehdään työnantajan toimesta, mutta vasta neuvottelujen päättymisen jälkeen.
Neuvottelut käynnistyvät työnantajan antamalla kirjallisella neuvotteluesityksellä. Neuvotteluesityksestä on käytävä ilmi ainakin neuvottelujen alkamisaika ja -paikka sekä pääkohdittainen ehdotus neuvotteluissa käsiteltävistä asioista. Tämä vaatimus koskee sekä työnjohtovallan piiriin kuuluvia muutoksia että vähentämistilanteita ja irtisanomisperusteen vaatimia muutoksia (ns. vähentämisneuvottelut).
Vähentämisneuvotteluissa neuvotteluesityksestä on lisäksi käytävä ilmi:
1) suunnitellut toimenpiteet ja niiden perusteet;
2) alustava arvio toimenpiteiden kohteena olevien työntekijöiden määristä eriteltynä henkilöstöryhmittäin ja toimenpiteittäin;
3) selvitys periaatteista, joiden mukaan toimenpiteen kohteeksi joutuvat työntekijät määräytyvät;
4) arvio ajasta, jonka kuluessa toimenpiteet pannaan toimeen.
Neuvotteluesitys on vähentämisneuvotteluissa myös annettava viimeistään viisi päivää ennen neuvottelujen aloittamista. Jos siis neuvotteluesitys annetaan 10. päivä, neuvottelut voidaan aikaisintaan aloittaa 15. päivä. Neuvottelujen nopeammasta aloittamisesta ei ole mahdollista sopia toisin, vaan tämä odotusaika on YT-lain nojalla pakollinen.
Neuvotteluesityksen keskeinen tarkoitus on toimia ennen kaikkea kokouskutsuna, jonka perusteella myös henkilöstö saa kuvan siitä, mistä on tarkoitus neuvotella. Esitys annetaan tiedoksi sille henkilöstön edustajalle tai edustajille, jotka edustavat neuvottelujen piiriin kuuluvaa henkilöstöä. Jos suunnitelma koskee vain yksittäistä työntekijää tai työntekijöitä, neuvotteluesitys annetaan tiedoksi kyseisille työntekijöille. Lisäksi vähentämisneuvotteluissa neuvotteluesitys on toimitettava työ- ja elinkeinotoimistolle tiedoksi viimeistään neuvottelujen alkaessa. Liikkeenluovutustilanteissa myös luovutuksensaaja voi osallistua neuvotteluihin ennen luovutuksen toteutumista, mutta myös luovuttavan tahon pitää osapuolena neuvotteluissa.
Neuvotteluissa on käsiteltävä ainakin henkilöstöön kohdistuvien toimenpiteiden perusteita, vaikutuksia ja vaihtoehtoja. Neuvottelujen keskiössä on siten työnantajan selvitys siitä, mitä suunnitellaan ja miksi, mitä suunnitelma toteutuessaan tarkoittaisi henkilöstölle ja mitä mahdollisia vaihtoehtoja työnantajan suunnitelmalle on. Vaihtoehtojen osalta on hyvä huomata, että mikäli ennen neuvottelujen alkamista työnantaja on harkinnut neuvotteluesityksessä esitettyjen toimenpiteiden ohella muita varteenotettavia vaihtoehtoja, niin myös näistä on tarkoitus tehdä selkoa neuvotteluissa.
Sisällöllinen vaatimus toimenpiteiden perusteiden, vaikutusten ja vaihtoehtojen käsittelystä koskee sekä työnjohtovallan piiriin kuuluvia muutoksia että vähentämisneuvotteluja.
Työvoiman vähentämistä ja irtisanomisperusteisia muutoksia koskevissa neuvotteluissa (ns. vähentämisneuvottelut) on perusteiden, vaikutusten ja vaihtoehtojen ohella käsiteltävä vaihtoehtoja toimenpiteen kohteena olevan henkilöpiirin rajoittamiseksi sekä toimenpiteestä työntekijöille aiheutuvien kielteisten seurausten lieventämiseksi. Näitä voivat olla esimerkiksi koulutus- ja uudelleensijoitusjärjestelyt, työaikajärjestelyt tai erilaiset vapaaehtoiset järjestelyt sekä mahdollisten irtisanomisten varalle suunnitellut tukitoimenpiteet. Neuvottelut voivatkin parhaimmillaan tukea muutoksen käytännön toteutusta, jos niiden aikana henkilöstölle muodostuu ymmärrys siitä, miten mahdollisten toimenpiteiden toteutuksessa edettäisiin, miten erilaisten vaihtoehtojen kartoittamisessa ja tarjoamisessa on tarkoitus edetä ja miten henkilöstöä tuettaisiin muutoksen keskellä. Tukitoimenpiteinä neuvotteluissa käsitellään tyypillisesti ainakin muutosturva-asiat sekä uudelleentyöllistymistä tukeva valmennus.
Vähentämisneuvotteluissa on lisäksi käsiteltävä henkilöstön edustajan tai työntekijän tekemiä kirjallisia ehdotuksia ja vaihtoehtoisia ratkaisuja. Kyseessä on vanhaan lakiin verrattuna uusi säännös, joka tosin lähinnä terävöittää aiempaa sääntelyä ja säätää tältä osin neuvotteluille kirjallisen muotovaatimuksen.
Lain mukaan neuvotteluihin osallistuvalla henkilöstön edustajalla tai työntekijällä on oikeus esittää kirjallisesti ehdotuksia ja vaihtoehtoisia ratkaisuja neuvotteluissa käsiteltäväksi. Henkilöstön ehdotusten tai vaihtoehtoisten ratkaisujen tulee koskea sisällöllisiä seikkoja, ei itse neuvottelumenettelyä. Ehdotus voi koskea esimerkiksi vaihtoehtoa työnantajan esittämälle toimenpiteelle tai lisätoimenpiteitä, joilla pyritään lieventämään toimenpiteen kielteisiä vaikutuksia henkilöstöön.
Henkilöstön on tehtävä mahdollinen ehdotuksensa hyvissä ajoin ennen kokousta, jossa asia toivotaan käsiteltävän. Tällä halutaan varmistaa neuvottelujen sujuva ja tehokas eteneminen sekä välttää tarpeettomat viivästykset. Työnantajan kannattaakin jo neuvotteluja käynnistettäessä esittää alustava suunnitelma neuvottelujen etenemisestä ja siitä, mitä asioita eri neuvottelukokouksissa käsitellään.
Työnantajan on neuvottelujen kuluessa vastattava kirjallisesti henkilöstön tekemään kirjalliseen ehdotukseen. Jos työnantaja ei pidä henkilöstön tekemää ehdotusta tarkoituksenmukaisena tai toteuttamiskelpoisena, työnantajan on neuvottelujen aikana perusteltava suhtautumistaan ja vastattava ehdotukseen kirjallisesti. Kirjallisen vaatimuksen täyttää myös se, että työnantajan vastaus kirjataan neuvottelujen pöytäkirjaan. Keskeistä on joka tapauksessa, että ehdotus käsitellään ja että työnantaja ottaa siihen kantaa muutosneuvottelujen aikana. Henkilöstön tulisi työnantajan vastauksen perusteella saada käsitys siitä, miksi työnantaja ei pidä henkilöstön ehdotusta tarkoituksenmukaisena tai toteuttamiskelpoisena ja pitää mahdollisesti omaa suunnitelmaansa edelleen tarkoituksenmukaisimpana.
Edelleen jos työnantajan suunnitelma koskee irtisanomisia, neuvotteluissa on lisäksi käsiteltävä henkilöstövaikutusten laajuudesta riippuen joko työllistymistä edistävä toimintasuunnitelma tai työllistymistä edistävät toimintaperiaatteet. Toimintasuunnitelma laaditaan, jos mahdolliset irtisanomiset koskevat vähintään 10 työntekijää ja niissä kuvataan neuvottelujen suunniteltu aikataulu, neuvotteluissa noudatettavat menettelytavat sekä suunnitellut periaatteet, joiden mukaisesti irtisanomisajan kuluessa ja sen jälkeen edistetään julkisten työvoimapalveluiden käyttöä sekä työnhakua ja koulutusta. Toimintaperiaatteet puolestaan laaditaan, jos mahdolliset irtisanomiset koskevat alle 10 työntekijää ja niissä kuvataan toimintaperiaatteet, joiden mukaisesti tuetaan työntekijöiden oma-aloitteista hakeutumista muuhun työhön tai koulutukseen sekä työllistymistä edistävien palveluihin osallistumiseen. Toimintasuunnitelma ja toimintaperiaatteet annetaan viimeistään muutosneuvottelujen alkaessa ja niitä käsitellään osana neuvotteluja ja tarvittaessa täydennetään neuvottelujen kuluessa.
Työnantajan katsotaan lain mukaan täyttäneen neuvotteluvelvoitteensa, kun neuvottelut on käyty YT-lain mukaisia menettelytapasäännöksiä noudattaen. Käytännössä tämä edellyttää, että työnantajan suunnitelmaa, sen perusteita, vaikutuksia ja vaihtoehtoja sekä vähentämisneuvotteluissa myös edellä mainittuja muita seikkoja on käsitelty riittävällä tarkkuudella. Itse suunnitelmasta tai lopullisesta päätöksestä ei tarvitse päästä yhteisymmärrykseen. Tavoitteena on sen sijaan, että neuvottelujen päättyessä neuvotteluosapuolet voivat olla yhtä mieltä siitä, että neuvottelujen piiriin kuuluvia asioita on käsitelty riittävästi ja että henkilöstö on saanut niistä esittää kysymyksiä, kommentteja sekä tuoda keskusteluun myös mahdollisia omia ehdotuksiaan saaden näihin myös työantajan vastaukset.
Jos neuvottelut koskevat työvoiman vähentämistä tai irtisanomisperusteisia muutoksia, neuvotteluja koskee myös laissa säädetyt vähimmäisneuvotteluajat. Jos kyseessä on alle 10 työntekijän irtisanominen, osa-aikaistaminen tai irtisanomisperusteinen muutos taikka enintään 90 päivää kestävä lomautus, vähimmäisneuvotteluaika on 14 vuorokautta. Tätä neuvotteluaikaa noudatetaan myös aina, jos työntekijöitä on alle 30 tai jos työnantaja on saneerausmenettelyn kohteena. Muutoin vähimmäisneuvotteluaika on kuusi viikkoa.
Neuvottelujen jälkeen työnantaja voi tehdä asiassa lopulliset päätökset. Jos päätökset vaativat harkinta-aikaa, työnantajan tulee kohtuullisen ajan kuluessa muutosneuvottelujen päättymisestä esittää arvio harkituista päätöksistä.
Päätösten tarkoittamista toimenpiteistä ilmoitetaan asianomaisille työntekijöille henkilökohtaisesti. Esimerkiksi irtisanomisten kohteeksi valikoituville annetaan irtisanomisilmoitus ja yksilöllisesti määräytyvät irtisanomisajat alkavat juosta tämän jälkeen. Irtisanottaville tulee työnantajan koosta riippuen tarjota mahdollisuutta uudelleentyöllistymistä tukevaan valmennukseen. Lisäksi työnantajan on arvioitava mahdollisia uudelleensijoitusvaihtoehtoja koko irtisanomisajan sekä otettava vielä työsuhteen päättymisen jälkeen myös takaisinottovelvoite huomioon. Toimenpiteistä ja niiden laajuudesta riippuen työnantajan täytyy ilmoittaa toimenpiteistä myös mahdollisesti henkilöstöedustajalle sekä työ- ja elinkeinotoimistolle. Päätöksistä ilmoittamisen jälkeen myös jäljelle jäävän organisaation osalta on huolehdittava riittävästä viestinnästä ja muutoksen jalkauttamisesta käytäntöön.
Jos työnantaja on vähentänyt työvoimaa, myös työyhteisön kehittämissuunnitelmaan on tehtävä tarvittavat muutokset jatkuvan vuoropuhelun yhteydessä neuvottelujen päätyttyä. Muutoksen tehokas jalkauttaminen edellyttää muutoinkin usein johdonmukaista muutosjohtamista ja sille on varattava riittävästi aikaa ja resursseja, ottaen huomioon irtisanottujen ohella myös jäljelle jäävä henkilöstö. Vaikka itse neuvottelut ovat usein raskas ja aikaa vievä prosessi, tavoitteiden toteutumisen ja tulevaisuuden rakentamisen kannalta tärkeä työ jatkuu myös neuvottelujen jälkeen.