Neuvotteleminen on käytännön taito, jonka vaiheet ja keinot on hyvä olla hallussa missä tahansa organisaation roolissa työskenteleekin. Perinteisesti olemme ehkä mieltäneet neuvottelutaidot tärkeäksi niihin tilanteisiin, jossa käymme keskustelua oman yrityksen ulkopuolella olevien osapuolten kanssa. On kuitenkin yhtä tärkeää taitaa rakentavan ja osapuolia motivoivan neuvottelutavan sujuva käyttö myös yrityksen sisällä käydyissä neuvotteluissa.
Tämä on esimerkiksi noussut esiin keskusteluissa liittyen paikallisen sopimisen lisäämiseen, mikä on yksi hallituksen kaavailemista työelämäuudistuksista.
Paikallisten sopimusten neuvotteluosapuolet ovat esimerkiksi luottamusmies tai muu henkilöstön edustaja ja työnantajan edustaja.
Erityisen tärkeää on huomioida, että yrityksen sisäisten neuvottelujen jälkeen koittaa taas arki, jossa työnteon olisi jatkuttava hyvässä yhteishengessä.
Taitava neuvottelija osaa rakentaa luottamusta neuvottelun osapuolten kesken ja sitä kautta myös yhteistä sitoutumista lopputulokseen. Kontaktin luominen, oman neuvottelutyylin joustavuus, keskustelun ohjaaminen kysymyksin, läsnä oleva kuuntelu ja vakuuttava argumentointi ovat avaintekijöitä parhaan ratkaisun aikaansaamiseksi.
Neuvottelussa paras lopputulos on win-win tilanne, jossa lopputulos tyydyttää molempia osapuolia ja jonka jälkeen osapuolten kesken vallitsee luottavainen ja avoin ilmapiiri siitäkin huolimatta, että neuvottelut ovat saattaneet olla tiukat ja vahvojen tunnetilojen värittämät.
Neuvotteluun valmistautuminen kannattaa. Tämän olen oppinut omassa työssäni. Jos valmistautuminen on ollut hätäistä, ei neuvotteluvireeni ole ollut kohdallaan, eikä neuvotteluvoimani. Silloin olen neuvottelussa joutunut keskittämään huomioni enemmän sen lennosta suunnitteluun, mitä seuraavaksi sanoisin, enkä ole ehtinyt havainnoida neuvottelun muita osapuolia. Vuorovaikutuksen hienovaraisemmat vihjeet ovat menneet minulta ohi, enkä ole ehtinyt lukea tilannetta. Neuvottelun ohjaaminen on tapahtunut pöydän toiselta puolelta.
Tilannetta jälkeenpäin analysoidessani olen todennut, että selitin liikaa ja menetin sitä kautta neuvotteluvaltaani. Se on harmittanut: olisinpa etukäteen miettinyt muutaman hyvän vastakysymyksen ja myös valmistautunut perustelemaan esittämäni ratkaisun hyödyt paremmin, neuvottelukumppanin tilanteeseen sopivaksi. Miten helposti sitä voikaan ajautua jopa pattitilanteeseen, kun omat eväät alkavat ennenaikaisesti loppua.
Tavoitteet tulisi olla selkeät neuvotteluun mentäessä. Valmistautumiseen kuuluu myös miettiä, mitä tapahtuu, jos emme pääse yhteisymmärrykseen? Voinko tehdä myönnytyksiä ja jos, niin minkälaisia ja missä kohtaa neuvottelua?
Olen huomannut, että haastavassa tilanteessa kannattaa joskus peruuttaa hieman. Hakea vauhtia siitä kohdasta, missä vielä oltiin samoilla linjoilla. Käyttää vähän aikaa sen selvittämiseen, mikä on epäilyksen tai ehdottomuuden takana. Rauhoittaa tilanne. Pitää omat reaktiot neutraaleina. Välttää väittelyä ja osoittaa arvostusta toisen näkökantaa kohtaan. Neuvottelutaito on myös sitä, että ymmärtää vaikutusvallan tasapainoa ja omaa keinoja ylläpitää vastapuolen hallinnan tunnetta, joilla saavutetaan tavallista sitouttavampia päätöksiä.
Neuvottelutaitoja voi kehittää, hioa ja harjoitella. Taitava neuvottelija on ennen kaikkea tietoinen omista vahvuuksistaan ja siitä, mikä saattaa haastaa. Vanha sanonta pitää myös tässä paikkansa: hyvin suunniteltu on puoliksi voitettu.